Демонстрация возможностей модуля «Управление электронными документами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й. презентация

Демонстрация возможностей модуля «Управление электронными документами»

Назначение модуля «Управление электронными документами» Модуль «Управление электронными документами» предназначен для создания, изменения, хранения и поиска различных неструктурированных документов (тексты, таблицы, рисунки, звуки, видео и т.д.). Основное понятие, которым оперирует модуль – это электронный документ. Электронный документ – это любая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она создана.

Проводник системы

Проводник системы

Проводник системы

Создание электронного документа Система DIRECTUM обеспечивает создание и работу с различными неструктурированными документами. Существует возможность создания документов как непосредственно в системе DIRECTUM, так и импортом из файловой системы или путем сканирования. Каждый электронный документ состоит из содержимого и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (название, вид документа, номер, автор, дата создания, корреспондент и т.д.).

Создание электронного документа

Создание электронного документа

Создание электронного документа

Создание электронного документа

Присвоение номера документу

Присвоение номера документу

Создание электронного документа

Работа с электронным документом

Работа с электронным документом

Работа с электронным документом

Создание версий документа Для любого электронного документа в системе можно создать неограниченное количество версий. Это удобно при необходимости отслеживания изменений документа. Для каждой версии документа можно указать стадию жизненного цикла – «в разработке», «действующая», «устаревшая». Стадии жизненного цикла указывают на каком этапе работ находится каждая из версий документа.

Создание версий документа

Электронная цифровая подпись Документ в системе DIRECTUM можно подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП). ЭЦП позволяет заменить традиционные печать и подпись на бумажном документе, гарантируя авторство и неизменность электронного документа после его подписания. ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ и центром ФСБ России по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись

Дополнительные возможности DIRECTUM позволяет работать с документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом вернуть в систему), получать оповещение об освобождении документа, если этот документ уже редактируется одним из пользователей. Также существует возможность просмотреть историю работы с документом. Интеграция с модулем Управления деловыми процессами позволяет пересылать документы в качестве вложения в задачи для внутренних пользователей. Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать документы за пределы организации и сохранять письма в системе DIRECTUM.

Экспорт документов

Экспорт документов

История работы с документом

История работы с документом

Отправка документа

Отправка документа

Отправка документа

Оповещение пользователей

Оповещение пользователей

Поиск электронных документов Для удобства работы в системе DIERCTUM реализованы различные варианты поиска документов. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа. Имеется возможность осуществлять специализированный поиск, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: последние измененные документы.

Поиск электронных документов

Поиск электронных документов

Поиск электронных документов

Поиск электронных документов

Поиск электронных документов

Группировка документов Размещение всех документов и папок в едином информационном пространстве обеспечивает оптимальный режим работы с документами, облегчает администрирование системы и значительно сокращает объем хранимой информации. Пользователь может организовать удобную иерархию папок. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами документы. В результате чего один документ может лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке. Также пользователь может связывать, группировать документы и устанавливать автофильтры.

Группировка документов

Группировка документов

Группировка документов

Группировка документов

Группировка документов

Группировка документов

Удаленная работа с документами через веб-браузер Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью Internet Explorer может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. При этом, разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника. Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия Internet Explorer. При этом, работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе.

Удаленная работа с документами через веб-браузер

Компания DIRECTUM Компания DIRECTUM тел. в Москве: +7 (4997) 94-56-60 тел. в Ижевске: (3412) 505-500 present@directum.ru www.DIRECTUM.ru www.DIRECTUM-Journal.ru