Инструкцияо порядке работы с бланками документов строгой отчетности и ученическими медалями в органах управления образованием презентация

Инструкция о порядке работы с бланками документов строгой отчетности и ученическими медалями в органах управления образованием и в образовательных учреждениях Самарской области Для муниципальных, государственных, коррекционных общеобразовательных учреждений.

Документы, регламентирующие деятельность образовательного учреждения при работе с документами строгой отчетности Инструкция о порядке работы с бланками документов строгой отчетности и ученическими медалями в органах управления образованием и в образовательных учреждениях Самарской области (обязательное исполнение должностным лицом) Приказ о персональной ответственности за учет, хранение и выдачу бланков и медалей в образовательном учреждении (выполнение приказа в соотвветствии с должностным регламентом). Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. (заключается с ответственным лицом)

Документы, в соответствии с которыми была разработана данная инструкция 1. Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 15 июня 2010 г. № 628 «Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13 августа 2010 г., регистрационный № 18147); 2. Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 февраля 2010 г. № 140 «Об утверждении Положения о медалях «За особые спехи в учении» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30 марта 2010 г., регистрационный № 16760); 3. Письмо Департамента государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере образования Министерства образования и науки Российской Федерации от 19 марта 2007 №-3-553 «Об организации обеспечения ученическими медалями».

2. Порядок формирования заказов на бланки и медали Централизованное обеспечение образовательных учреждений бланками и медалями осуществляется территориальным управлением; Заявка на текущий год формируется на основании сведений об ожидаемом в текущем году количестве выпускников образовательных учреждений по каждому уровню образования; Предоставление заявки оформляется письмом в адрес территориального управления образованием по установленной форме, в установленный им срок вместе с отчетом об использовании ранее полученных бланков и медалей; К заявке образовательного учреждения прилагается копия свидетельства о государственной аккредитации об уровне реализуемых программ с приложениями; 5. Образовательное учреждение вправе подать дополнительную заявку на обеспечение бланками в случаях порчи, хищения или иных случаях.

3. Порядок получения и выдачи бланков и медалей Получение в территориальном управлении бланков и медалей, учет их выдачи выпускникам осуществляется ответственным лицом образовательного учреждения, назначаемым соответствующим приказом руководителя образовательного учреждения.; Заполнение бланков осуществляется образовательным учреждением согласно требованиям соответствующих нормативных правовых актов Министерства образования и науки Российской Федерации к заполнению бланков, выдаче и учету выданных выпускникам документов об образовании и их дубликатов; 3. Передача полученных бланков и медалей другим образовательным учреждениям не допускается.

4. Порядок учета бланков и медалей 1. Учет бланков и медалей ведется в образовательном учреждении в соответствующих книгах учета бланков документов об образовании и бланков других документов (медалей) единого образца как на бумажном носителе, так и в электронном виде. 2. Учет бланков документов об образовании ведется по каждому уровню образования и по каждому виду документа отдельно в соответствующей Книге учета бланков документа: учет полученных бланков учет выданных бланков 3. Учет бланков других документов (медалей) ведется в соответствующей Книге учета бланков документов (медалей): 4. Учет выданных выпускникам документов об образовании (дубликатов) ведется образовательным учреждением согласно требованиям соответствующих нормативных правовых актов Министерства образования и науки Российской Федерации. 5. Книги учета бланков документов (медалей) должны быть пронумерованы, прошнурованы, иметь на последней странице запись о наименовании образовательного учреждения и количестве страниц, печать и подпись руководителя образовательного учреждения. 6. В Книге учета бланков документов (медалей) не допускаются исправления, помарки, подчистки. 7. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправления. Внизу страницы делается сноска: «Исправлено в записи под порядковым № ... в графе (наименование графы) с … на …».

6. Исправления, допущенные при заполнении Книги учета выданных бланков документов об образовании, заверяются подписью руководителя и гербовой печатью органа управления образованием (образовательного учреждения) со ссылкой на номер учетной записи. 7. Книги учета выданных бланков документов об образовании (выпускникам) учитываются в номенклатуре дел образовательного учреждения и подлежат хранению после их заполнения по месту их оформления как документы строгой отчетности в течение установленного срока. (50 лет). 8. Книги учета полученных, бланков других документов (медалей) учитываются в номенклатуре дел образовательного учреждения, хранятся в течение пяти лет после их заполнения и по истечении срока хранения списываются и уничтожаются по акту при условии, если в этот период проводились проверки состояния учета, хранения и выдачи бланков (медалей). 9. Запись о проведенной проверке вносится в книги учета полученных выданных и остатков бланков документов (медалей) уполномоченным на проведение проверки должностным лицом после последней учетной записи на день проверки с указанием даты проведения проверки, фамилии, имени, отчества и должности уполномоченного лица (лиц), а также замечаний либо отметки об их отсутствии и заверяется подписью уполномоченного лица (лиц). 10. При назначении ответственного лица оформляются акты приема-передачи бланков (медалей). 11. В образовательном учреждении в состав комиссии входят: заместитель руководителя образовательного учреждения (председатель), представитель бухгалтерии и сотрудник, имеющий отношение к заполнению бланков. 12. Книги учета полученных, выданных бланков и медалей передаются по акту. При этом в книгах учета полученных, выданных бланков документов (медалей) последняя учетная запись подчеркивается прямой чертой слева - направо и под ней передающим ответственным лицом вносится следующая запись: «Последняя учетная запись сделана мной (число, месяц, год последней записи)». Запись удостоверяется подписями передающего и принимающего ответственных лиц с указанием дат, с расшифровкой подписей и подчеркивается прямой чертой слева - направо. Оставшиеся на странице незаполненные строки перечеркиваются буквой «Z». Новые учетные записи начинаются со следующей страницы.

Данные вносимые в акт. Номер записи; Наименование Книги учета бланков документа (медали); 3. Количество прошнурованных и пронумерованных страниц; 4. Количество страниц, заполненных учетными данными; 5. Дата последней учетной записи.

5. Порядок хранения бланков и медалей Бланки документов об образовании, как документы строгой отчетности, должны храниться в сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками; 2. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки и медали должны быть закрыты на замки и опечатаны; 3. Ответственность за соблюдение требований к хранению бланков и медалей несет ответственное лицо образовательного учреждения; 4. В случае необходимости, при отсутствии ответственного лица вскрытие помещения (сейфов, металлических шкафов), где хранятся бланки и медали, осуществляется комиссией, создаваемой руководителем образовательного учреждения и оформляется актом; 5. При возврате бланков документов образовательным учреждением предоставляются: письмо в адрес руководителя территориального управления по установленной форме; накладная приема-передачи бланков документов; акт приема-передачи бланков документов.

 6. Порядок списания и уничтожения бланков Испорченные при заполнении бланки подлежат списанию и уничтожению. В состав комиссий по списанию и уничтожению бланков входят: - заместитель руководителя образовательного учреждения, осуществляющий работу с бланками строгой отчетности (председатель), ответственное лицо, представитель бухгалтерии два сотрудника, имеющие отношение к заполнению бланков. Комиссия составляет акт о списании и уничтожении испорченных бланков документов строгой отчетности по форме. 6. Количество списываемых и уничтожаемых бланков документов строгой отчетности указывается в акте числом и прописью. 7. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем образовательного учреждения.

8. К акту о списании и уничтожении бланков документов об образовании прилагаются вырезанные номера титулов указанных в акте бланков документов; номера титулов бланков вырезаются и наклеиваются на отдельные листы приложения по каждому виду бланка. приложение оформляется по форме. на каждом листе приложения, начиная со второго, вверху в центре указывается наименование бланка документа, в правом верхнем углу проставляется номер листа, под наклеенными титулами бланка ставится подпись ответственного лица с расшифровкой. списание и уничтожение (испорченных, утративших силу) бланков других документов оформляется актом по форме . Общеобразовательным учреждением оригиналы акта и приложения представляются в территориальное управление по месту получения бланков в установленные им сроки (до 1 июля) для хранения, копии акта и приложения хранятся в общеобразовательном учреждении. 10 Уничтожение списанных бланков осуществляется путем сжигания либо измельчения в условиях, исключающих их сохранность, и организуется по месту их списания ответственными лицами образовательных учреждений. 11. Факт уничтожения списанных бланков подтверждается служебной запиской должностного лица, осуществившего сжигание списанных бланков, на имя руководителя образовательного учреждения, с указанием даты, места и способа уничтожения. Служебная записка хранится и уничтожается вместе с актом.

7. Порядок контроля за использованием бланков и медалей Контроль за ведением учета, хранения и выдачи бланков и медалей осуществляется в образовательном учреждении – его руководителем. Ежегодный отчет об использовании бланков и медалей в истекшем году формируется и визируется ответственным лицом образовательного учреждения, подписывается заместителем руководителя образовательного учреждения и утверждается руководителем образовательного учреждения. Отчет представляется по месту получения бланков (медалей): образовательным учреждением - в территориальное управление в установленный им срок. (декабрь) К отчету прилагается копия акта на списание и уничтожение испорченных бланков с копиями приложений. 5. При приеме отчета ответственное лицо органа управления образованием анализируют соответствие указанных в нем сведений количеству полученных ранее бланков и медалей, а также указанного в акте количества и номеров списанных и уничтоженных бланков количеству и номерам их титулов в приложениях, визируют отчет с указанием даты приема либо возвращает для доработки с учетом замечаний с записью: «Отчет не принят» с указанием причин.

6. Единые формы заявок на бланки (медали) и отчетов об их использовании, писем в адрес органа управления образованием о предоставлении заявок и отчетов, разрабатываются управлением министерства образоывания и доводятся до территориальных управлений письмом министерства. Контроль за состоянием учета, хранения и выдачи бланков и медалей в образовательных учреждениях осуществляется территориальным управлением. Проверка состояния учета, хранения и выдачи бланков и медалей в образовательных учреждениях проводится в установленном порядке управлением министерства и управлением по надзору и контролю в сфере образования министерства. 8. Контроль за использованием образовательными учреждениями бланков документов государственного образца о повышении квалификации и переподготовке работников отраслей экономики и социальной сферы и бланков Именного образовательного чека на повышение квалификации работника образования осуществляется структурным подразделением министерства (территориального управления), к компетенции которого относится деятельность образовательных учреждений (организация повышения квалификации работников образования).