Роль документационного обеспечения управления презентация

Роль документационного обеспечения в управлении

Понятие документа Понятие документа Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Основные  понятия и терминология ДОУ Основные  понятия и терминология ДОУ В настоящее время содержание понятия «делопроизводство»определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления.

Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам.  Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.  Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности - организация документооборота.

Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ.

Информация  -  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель. Информация  -  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве.

Функции документа: Функции документа: 1.Информационная функция 2.Социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), 3.Коммуникативная функция - способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, 4.Кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью её сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. 5.Управленческая или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. 6.Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. 7.Культурная функция - способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.