Документированное управление сервисом и туризмом. Составление и оформление информационно-справочных документов. (тема 8) презентация

Содержание


Презентации» Менеджмент» Документированное управление сервисом и туризмом. Составление и оформление информационно-справочных документов. (тема 8)
Содержание:
 Виды информационно-справочных документов (акт, служебная записка, справка, список, предложение, заключение,Информационно-справочные документы:
 Справки
 Служебные, докладные, объяснительные записки
 Акт
 Предложение
 Заключение
 Пресс-релиз
Информационно-справочные документы:
 Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам иСправка 
 Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.Реквизиты справки:
 Наименование организации,
 Наименование вида документа,
 Адресат,
 Дата и номер,
Части текста справки:
 первая - излагаются факты, послужившие поводом к ее2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
 2. Документ, подтверждающийПример внешней справкиСлужебная записка
 Документ, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителяСлужебная запискаДокладная записка
 Документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами иРеквизиты докладной записки:
 Наименование структурного подразделения,
 Наименование вида документа,
 Адресат,
 ДатаДокладная запискаОбъяснительная записка
 Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы,Реквизиты объяснительной записки:
 Наименование структурного подразделения,
 Наименование вида документа,
 Адресат,
 Дата,
Объяснительная запискаАкт
 Официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающийРеквизиты акта:
 Наименование организации,
 Наименование вида документа,
 Дата и номер,
 ЗаголовокЧасти текста акта:
 вводная - указываются основания для составления акта (номерТекст акта принято излагать от третьего лица единственно­го числа («комиссия установилаС актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются.АктПредложение
 Служебный документ, представляющий разновидность докладной записки, содержащей конкретные предложения поРеквизиты предложения:
 наименование структурного подразделения, 
 наименование вида документа, 
 датаПредложениеСводка
 Документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний,СводкаОтчёт
 Документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализаВиды отчётов:
 по месту обращения (внутренние и адресованные вышестоящим органам), 
Пресс-релиз
 Краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информацииЧасти текста:
 вводная часть: 
 — заголовок,
 — подзаголовок (лид-абзац), 
Пресс-релиз как деловой документ - многофункционален: 
 Пресс-релиз как деловой документДайджест
  (от англ. digest — «краткое изложение») — это «сборникОбзор
 (от англ. Обозрение) – документ, в содержании которого, наряду сЗаключение 
 Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста поЗаключениеПеречень
 Документ, содержащий упорядоченное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленныйПереченьСписок
 Документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленныйДоверенность
 Документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действийСлужебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителемРеквизиты личной доверенности:
 Наименование вида документа,
 ФИО, паспортные данные лица, выдавшегоЗаявление
 Официальное обращение, личное или коллективное, которое подается в целях реализацииРеквизиты заявления:
 Автор,
 Адресат,
 Наименование вида документа,
 Дата составления,
 Текст,
 ОтметкаПретензия (жалоба)
 Досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываютсяРеквизиты письменной претензии:
 Наименование адресата,
 Наименование адресанта (отправителя),
 Наименование вида документа,
Вопросы для самоконтроля:
 Назвать основные виды справок. 
 Какова структура справки,Рекомендуемая литература 
 Гущина И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе



Слайды и текст этой презентации
Слайд 1
Описание слайда:


Слайд 2
Описание слайда:
Содержание: Виды информационно-справочных документов (акт, служебная записка, справка, список, предложение, заключение, перечень, обзор, отчёт, сводка и др.). Структура текста документов, реквизиты.

Слайд 3
Описание слайда:
Информационно-справочные документы: Справки Служебные, докладные, объяснительные записки Акт Предложение Заключение Пресс-релиз Дайджест Обзор Отчет Сводка

Слайд 4
Описание слайда:
Информационно-справочные документы: Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

Слайд 5
Описание слайда:
Справка Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.

Слайд 6
Описание слайда:
Реквизиты справки: Наименование организации, Наименование вида документа, Адресат, Дата и номер, Заголовок к тексту, Текст, Подпись руководителя организации, Печать (при необходимости).

Слайд 7
Описание слайда:
Части текста справки: первая - излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — приводятся конкретные данные. В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени. Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние справки — на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Датой справки является дата ее подписания.

Слайд 8
Описание слайда:
2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. 2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится» ... Текст заверяется подписью и печатью. Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться крас­ными или зелеными чернилами) или на пишущем устройстве.

Слайд 9
Описание слайда:
Пример внешней справки

Слайд 10
Описание слайда:
Служебная записка Документ, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Текст состоит из двух частей: обоснования и предложения, просьбы, заявки и т.п. Подписывается составителем или руководителем подразделения.

Слайд 11
Описание слайда:
Служебная записка

Слайд 12
Описание слайда:
Докладная записка Документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Текст делится на две части: 1) констатирующая - излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, 2) излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Слайд 13
Описание слайда:
Реквизиты докладной записки: Наименование структурного подразделения, Наименование вида документа, Адресат, Дата и номер (необязательно), Заголовок к тексту, Текст, Подпись.

Слайд 14
Описание слайда:
Докладная записка

Слайд 15
Описание слайда:
Объяснительная записка Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель. Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем. Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Слайд 16
Описание слайда:
Реквизиты объяснительной записки: Наименование структурного подразделения, Наименование вида документа, Адресат, Дата, Заголовок к тексту, Текст, Подпись.

Слайд 17
Описание слайда:
Объяснительная записка

Слайд 18
Описание слайда:
Акт Официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т. д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испы­таний изделий и т. д.).

Слайд 19
Описание слайда:
Реквизиты акта: Наименование организации, Наименование вида документа, Дата и номер, Заголовок к тексту, Текст, Подписи, Печать (при необходимости), Приложения.

Слайд 20
Описание слайда:
Части текста акта: вводная - указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Перечисляется состав комиссии. констатирующая - излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Слайд 21
Описание слайда:
Текст акта принято излагать от третьего лица единственно­го числа («комиссия установила ...», «комиссия предлагает...» и т. д.). Текст акта принято излагать от третьего лица единственно­го числа («комиссия установила ...», «комиссия предлагает...» и т. д.). При наличии приложений отметка о них указывается после текста. В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами.

Слайд 22
Описание слайда:
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. Ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата». С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. Ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата». При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке.

Слайд 23
Описание слайда:
Акт

Слайд 24
Описание слайда:
Предложение Служебный документ, представляющий разновидность докладной записки, содержащей конкретные предложения по определенному вопросу. Составляются аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст может состоять из двух частей (обоснование и заключение –предложения) или одной части – конкретные предложения.

Слайд 25
Описание слайда:
Реквизиты предложения: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Слайд 26
Описание слайда:
Предложение

Слайд 27
Описание слайда:
Сводка Документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.) за краткосрочный период времени (часть суток (смена), сутки, неделя, декада). Сводка может содержать до нескольких десятков показателей по конкретному направлению деятельности организации. Сроки представления сводок колеблются от нескольких часов до нескольких дней. Текст часто оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или если ее направляют в другую организацию – руководителем организации.

Слайд 28
Описание слайда:
Сводка

Слайд 29
Описание слайда:
Отчёт Документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Сами отчеты могут разрабатываться в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках.

Слайд 30
Описание слайда:
Виды отчётов: по месту обращения (внутренние и адресованные вышестоящим органам), по срокам представления (ежемесячные, ежеквартальные, годовые), по характеру содержащихся в них сведений (общие сведения о деятельности организации и по отдельным ее направлениям, например, финансовая, экономическая, научно-исследовательская, материально-техническая и т. п.).

Слайд 31
Описание слайда:
Пресс-релиз Краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия.

Слайд 32
Описание слайда:
Части текста: вводная часть: — заголовок, — подзаголовок (лид-абзац), основная часть: — абзацы, каждый последующий из которых, как правило, несколько протяженнее предшествующего. служебная часть - справочная и контактная информация.

Слайд 33
Описание слайда:
Пресс-релиз как деловой документ - многофункционален: Пресс-релиз как деловой документ - многофункционален: - привлечение внимания и рост осведомленности потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании и на этой основе — обеспечение более позитивного отношения к предприятию; - побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельнос­ти, продукции и т. п.; - разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов.

Слайд 34
Описание слайда:
Дайджест (от англ. digest — «краткое изложение») — это «сборник цитат», позаимствованных из одного или нескольких информационных источников, как правило, однородных (например, из документов внутренней деловой переписки, из газет и журналов и т. п.).

Слайд 35
Описание слайда:
Обзор (от англ. Обозрение) – документ, в содержании которого, наряду с цитируемым, заимствованным компонентом присутствует и компонент аналитический.

Слайд 36
Описание слайда:

Слайд 37
Описание слайда:
Заключение Документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо вопросу или документу. Текст состоит из двух частей: Краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, общая оценка; Конкретные замечания, выводы и предложения.

Слайд 38
Описание слайда:
Заключение

Слайд 39
Описание слайда:
Перечень Документ, содержащий упорядоченное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Может быть самостоятельным документом или приложением к распорядительному документу. Является утверждаемым документом (руководителем организации или вышестоящим органом).

Слайд 40
Описание слайда:
Перечень

Слайд 41
Описание слайда:
Список Документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются так же как перечни, но не нуждаются в утверждении.

Слайд 42
Описание слайда:
Доверенность Документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Срок действия не превышает 3 лет. Если срок не указан, то действует в течение года со дня выдачи.

Слайд 43
Описание слайда:
Служебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем и заверяется печатью. Служебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем и заверяется печатью. Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

Слайд 44
Описание слайда:
Реквизиты личной доверенности: Наименование вида документа, ФИО, паспортные данные лица, выдавшего доверенность, ФИО лица, которому выдана доверенность, Текст, Подпись лица, выдавшего доверенность, дата выдачи доверенности, Должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, дата удостоверения подписи, Печать.

Слайд 45
Описание слайда:
Заявление Официальное обращение, личное или коллективное, которое подается в целях реализации права или законного интереса гражданина или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятия.

Слайд 46
Описание слайда:
Реквизиты заявления: Автор, Адресат, Наименование вида документа, Дата составления, Текст, Отметка о наличии приложений, Подпись, Визы, Резолюция.

Слайд 47
Описание слайда:
Претензия (жалоба) Досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Объем не более 2-х страниц. Все дополнения – в приложении.

Слайд 48
Описание слайда:
Реквизиты письменной претензии: Наименование адресата, Наименование адресанта (отправителя), Наименование вида документа, Заголовок к тексту, Текст, Отметка о приложении, Подпись, Дата.

Слайд 49
Описание слайда:
Вопросы для самоконтроля: Назвать основные виды справок. Какова структура справки, какие реквизиты используются при составлении данного документа? Дать определение – заявление и перечислить ситуации, при которых необходима подготовка заявлений. Назвать виды служебных записок, какова структура их текста?

Слайд 50
Описание слайда:
Рекомендуемая литература Гущина И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учебное пособие для студентов вузов / И.А. Гущина, Н.А. Зайцева. - М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2011. - 240 с. Басаков М.И. Делопроизводство документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / М.И. Басаков. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К*, 2012. - 348 с. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина ; под ред. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304 с.

Слайд 51
Описание слайда:


Скачать презентацию на тему Документированное управление сервисом и туризмом. Составление и оформление информационно-справочных документов. (тема 8) можно ниже:

Похожие презентации