Организация труда секретаря-референта в современной организации презентация

Организация управленческого труда. Лекция 2.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ»

Вопросы для обсуждения. Требования к личности секретаря-референта. Обязанности секретаря-референта в рамках должностной инструкции и вне их: 2.1. Перечень должностных обязанностей секретаря-референта 2.2. Прием посетителей 2.3. Памятка секретарю 2.4. Особенности выполнения заданий руководителя 2.5. Особенности организации командировок 2.6. Дополнительные требования к секретарю-референту

Организация управленческого труда включает в себя: Совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое: разделение и кооперация управленческого труда в рамках управляющей системы в целом и каждого ее звена; подбор и расстановка управленческих кадров; обеспечение требуемого квалифицированного уровня работников в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями; организация процессов труда; организация и оснащение рабочих мест; создание благоприятных условий труда; нормирование управленческого труда.

Вопрос 1.Требования к личности секретаря-референта. Референт - от лат. «refero» - излагаю, должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Личные качества секретаря. Коммуникабельность (общительность, контактность). Доброжелательность. Высокий уровень интеллекта (как обыкновенного, так и эмоционального или социального). Высокий уровень культуры.

Такт (дипломатичность). Хорошая память. Терпение Терпимость (толерантность). Организованность, исполнительность. Самоэффективность

Самоэффективность. (В первую очередь нужно обратить внимание на самоэффективность во взаимодействии с самим собой. Самоэффективность включает в себя такие элементы как: - самоорганизация самомотивация техническая эффективность

Профессиональные знания и навыки. Профессиональные знания и навыки. способности к аналитической деятельности, уметь самостоятельно принимать правильные решения, знание делового этикета умение ставить и решать проблемы. умение работать с клиентами. умение экономить средства организации. умение убеждать. умение организовать свое рабочее место. готовность работать в экстремальных ситуациях.

2.Обязанности секретаря-референта в рамках должностной инструкции и вне их: 2.1. Перечень должностных обязанностей секретаря-референта. Работа с корреспонденцией. Работа с документацией Работа с приемно-передающими устройствами Контроль за сроками исполнения поручений

5. Организация проведения телефонных переговоров для руководителя 6. Подготовка совещаний и собраний 7. Печать документов 8. Организация приема посетителей 9. Работа с номенклатурой дел 10. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники

2.2. Прием посетителей Приемная – лицо организации. Секретарь первым идет на контакт с посетителем. В первые 20 секунд у посетителя активно формируется первое впечатление о секретаре, и происходит это подсознательно. Многие элементы вербального и невербального поведения при встрече определяются деловым этикетом. процесс приема посетителей можно представить в следующем виде: подготовительная работа; общение с посетителем по его прибытии; проводы посетителя.

2.3. Памятка секретарю. отложите все дела, как только увидите, что посетитель вошел в приемную, поприветствуйте его: «Добрый день! Чем могу быть полезна? Представьтесь, пожалуйста. Назначена ли Вам встреча?»; установите цель посещения; определите, сможет ли этот вопрос решить кто-либо из заместителей руководителя или другие сотрудники фирмы. предупредите руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;

будьте радушной и гостеприимной. будьте радушной и гостеприимной. имейте под рукой список телефонов сотрудников охраны, если вдруг ситуация с посетителем обострится; будьте внимательны и наблюдательны. не оставляйте включенным компьютер с повернутым к посетителю монитором, если вдруг вам нужно выйти; не оставляйте на рабочем столе документы, доступные посетителям Регистрируйте посещения в специальном журнале!

2.4. Особенности выполнения заданий руководителя Используйте свои встречи с руководителем для того, чтобы определить задачи – ваши и вашего шефа. Какую работу следует выполнить в данный момент, что надо сделать в первую очередь? Всегда просите вашего руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть точно определен - слово «срочно» не говорит нам о многом.

Насколько срочное задание действительно является таковым? Его надо выполнить в ближайшее время? Сию минуту? К концу рабочего дня? Насколько срочное задание действительно является таковым? Его надо выполнить в ближайшее время? Сию минуту? К концу рабочего дня? Не соглашайтесь выполнять работу в установленный шефом срок, если вы заранее знаете, что это сделать невозможно. Ничего так не разочаровывает руководителя, как работа, не выполненная вовремя. Лучше сразу сообщить о том, что установленный срок нереален, тогда можно построить альтернативный план.

Чтобы избежать ошибки, вам следует… составить список заданий, перечислив их не по степени важности, а по своему усмотрению. дополняйте свой список заданий в течение дня по мере увеличения объема работы; определите первоочередные задачи и, где это возможно, установите сроки выполнения работы; следите за количеством. Скажите «нет», когда вы чувствуете, что заданий слишком много и вы не сможете выполнить очередное из них

2.5. Особенности организации командировок достать железнодорожное или авиа расписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гостинице, оформить финансовые документы и приготовить все, что может понадобиться в поездке иметь в наличии три одинаковые карточки (для себя, для семьи и для офиса), на которых записаны названия гостиниц, где будет останавливаться руководитель, номера рейсов и фамилии людей, с которыми у него назначены встречи. подготовить финансовый отчет о командировке и передать в бухгалтерию.

2.6. Дополнительные требования к секретарю-референту. В текущих делах проявлять четкость. Вся информация должна соответствовать действительности. Отношения с персоналом организации всех уровней должны быть ровными. Избегать сплетен и разговоров о «личном». В приемной должна быть ровная, дружеская атмосфера.