Принятие решений о приоритетах в тайм-менеджменте. (Лекция 5-6) презентация

Лекция 5-6 Принятие решений о приоритетах в тайм-менеджменте.

Цели занятия: Цели занятия: Знание достоинств и «подводных камней» планирования; Дифференциация между «хроносом» и «кайсором»; Определение понятия «контекстное планирование»; Приоритеты: логика стратегической чистки;

Что такое план? Это способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах

«подводные камни» планирования Препятствие изменениям и адаптации Обманчивое чувство уверенности Взаимозависимость ___________________________________ ___________________________________

Виды планирования Планирование с вечера – хорошо закрывается прошедший рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с ясной картины предстоящих дел. Планирование дня с утра – хорошо сочетается с решением «уточняющих» задач: согласованием или подтверждением времени встреч, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным. Удобно в менее предсказуемой деятельности.

Древние греки использовали 2 понятия времени «Хронос» линейное, измеримое, механическое время. Связаны жесткие задачи – задачи привязаны к определенному времени. «кайрос» - удобный момент, время подходящее для осуществления замысла. (гибкие задачи)

контексты Это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи. Место Человек, группа людей Внешние обстоятельства Внутренние обстоятельства

Контекстное планирование Способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное. инструменты контекстного планирования Ежедневник Стикеры МS outlook

Место чистки в стратегическом процессе. Качественно выполненный обзор дел покажет: их у вас значительно больше, чем вы физически можете выполнить. Привычных способов справиться с этой ситуацией два: увеличение рабочего дня и «интенсификация управленческого труда», т.е. разговор по двум телефонам одновременно, привычка к поверхностному и невдумчивому чтению документов, и т.д. Оба способа одинаково плохи. Тема чистки оказывается неразрывно связанной с темой приоритетов: чтобы выделить главное, приоритетное, нужно предварительно отсечь неважное.

Место чистки в стратегическом процессе. Чистка является не временной мерой, а законной постоянной составляющей процесса стратегического планирования и принятия решений. «Стратегический процесс» приводится следующая модель обновления компании, стратегических преобразований ее деятельности:  1. «Размораживание»: создание убежденности в необходимости перемен.  2. Чистка: упрощение деятельности, избавление от излишнего и слишком сложного, устаревшего и малополезного, «расчистка площадки под строительство».  3. Построение: создание и развитие новых возможностей и стратегических преимуществ.  4. «Замораживание»: укрепление, оформление, усиление созданных преимуществ.

Место чистки в стратегическом процессе. Тема чистки тесно связана с темой адекватности картины мира. Чем адекватнее ваша картина мира, чем лучше вы понимаете, чего хотите и насколько это соответствует сложившимся обстоятельствам, тем легче вам будет выделить и отсеять ненужные, навязанные дела. Расстановка приоритетов обладает свойствами стратегического решения, она является результатом скорее понимания, осмысления ситуации, чем расчета и взвешивания.

«Здоровый пофигизм» как принцип управления личным временем.  Лучшую иллюстрацию принципа «здорового пофигизма» дает анекдот о председателе необыкновенно успешного колхоза, к которому съехались коллеги для обмена опытом. В ответ на вопрос о его секрете председатель ответил: «Мой секрет — метод трех гвоздей. Видите, у меня над столом в стенку вбито три гвоздя? Любое ценное указание сверху я вешаю на первый гвоздь не читая. Когда приходит напоминание, перевешиваю указание на второй гвоздь, а напоминание вешаю на первый. Выполняю только то, что висит на третьем гвозде. Практика показывает, что большинство указаний даже до второго гвоздя не доходит».

«Здоровый пофигизм» как принцип управления личным временем. Еще один способ не бояться отсеивать лишнее — осознание хаотичности реальности и непредсказуемости будущего. Военные выразили это в «принципе ПВО»: «Подожди выполнять — отменят».

Методы выявления и отсева лишнего.  Наиболее простой способ уменьшить число неважных дел — «поставить на место» те из них, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной президентом США Эйзенхауэром. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности.

Методы выявления и отсева лишнего.  Еще один способ классифицировать дела по важности следует из закона, открытого известным экономистом Вильфредо Парето. Согласно этому закону, 20% всех клиентов приносят 80% всей прибыли; 20% всех деталей дают 80% всех неполадок, и т.д. В приложении к тайм-менеджменту: 20% всех дел дают 80% результатов; 80% дел дают 20% результатов. Знание этого факта позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и поэтому требуют уделения себе особого внимания.

Методы выявления и отсева лишнего.  Менее точный, но не менее полезный способ отделения важного от неважного дает различение качественного скачка иколичественных улучшений. Питер Друкер, говоря о расстановке приоритетов, предлагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достигнуть решительного конкурентного преимущества. Таким образом, кандидатами на отсев становятся дела, не создающие качественных скачков в развитии, вносящие лишь незначительные «количественные» улучшения.

Методы выявления и отсева лишнего.  Стивен Кови описывает менеджера в ситуации выбора: пойти с сыном в цирк, как и было запланировано, или воспользоваться неожиданно представившейся возможностью поехать в офис и заключить выгодный контракт? Принять решение менеджеру помогло простое рассуждение: «контрактов будет еще много, а детство проходит быстро и не повторится уже никогда».

Для упрощения визуализации приоритетов вы можете использовать схему «Жизненный круг» с самостоятельной их расстановкой.

Методы принятия решений

Решение – это выбор варианта из множества имеющихся альтернатив. Управленческое решение – выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью

Алгоритм принятия решения в ТМ 1.Выявление проблемы ТМ 2.Диагностика проблемы 3.Формулирование проблемы ТМ 4.Определение ограничений 5.Определение списка альтернативных решений 6.Определение критерия выбора оптимального решения 7.Выбор оптимального решения

Методы принятия решений Метод «Опросных листов» Метод «Группового гения». Метод :Диаграмма «Звезда» Метод «6 шляп Эдварда де Боно» Метод «рыбьего скелета» Метод Уолта Диснея

Метод «Опросных листов» Такие листы могут служить в качестве указателей идей. Они могут касаться конкретной области деятельности предприятия или быть общими, например: по маркетингу, дизайну, финансам, тайм менеджменту и т.п. Используемые опросные листы не должны быть поверхностными, но и не слишком детализированными. В первом случае могут быть упущены существенные проблемы, а во втором резко возрастает объем работ.

Метод «Группового гения». Позволяет собрать в одной группе несколько лиц, которые обычно пользуются разными типами творческого мышления, образуя группу, способную сочетать разные методы.

Метод :Диаграмма «Звезда» Очень простая техника, которая наглядно показывает разницу между идеальным (искомым) состоянием и фактическим положением дел.  На доске рисуется несколько линий Эти линии от центра отражают аспекты, важные для компании. Обозначаются желательные состояния, далее фиксируется реальное положение дел.

Метод :Диаграмма «Звезда» Диаграмма дает наглядность, является той точкой, к которой привлечено внимание, объектом размышлений. 

Метод «6 шляп Эдварда де Боно» Это метод упорядочивает процесс мышления, работы над задачей, как в индивидуальном, так и в групповом варианте. Предлагается запомнить цветовое значение 6 шляп, соответствующее тем или иным режимам мышления.

Метод «Рыбьего скелета» Наглядное представление причин обнаруженной проблемы, ситуации по нескольким (обычно, пяти) факторам.

Метод Уолта Диснея Модель предполагает последовательное рассмотрение проекта с трех позиций: мечтателя, реалиста и критика в соответствующей последовательности.

Домашнее задание Привести пример использования временного ресурса используя один из методов принятия решения

Спасибо за внимание