Работа с офисными программами. (Лекция 2) презентация

Лекция 2. Работа с офисными программами

ЛИТЕРАТУРА Л.В. Рудикова «Основы современных информационных технологий», 2009 О.В. Спиридонов «МS Office для пользователя» Л.В. Рудикова, А.Э. Алехина «Основы информатики и вычислительной техники», 2004

MS Office 2007 (2010) Офисные программы – это особый вид программного обеспечения, который предназначается для работы с документами. Самым распространенным подобным пакетом офисных программ является Microsoft Office. По умолчанию в этот пакет программ, разработанный компанией Била Гейтса, включаются: MS Word – самый популярный в мире редактор для работы с текстом, который по своим возможностям позволяет создавать, редактировать, форматировать текстовые файлы. MS Excel – программа для создания таблиц данных, в которой можно форматировать данные, строить диаграммы, выводить формулы, классифицировать значения и т.д. MS Outlook – офисное приложение для работы с электронной почтой, с помощью которого можно создавать, получать, отправлять сообщения из интернета, переписываться с другом или с деловым партнером. Также эта программа позволяет вести электронный органайзер событий и таким образом ты никогда не пропустишь день рожденье друга или важную встречу с клиентом. MS Access - программа для работы с базами данных. С ее помощью можно создавать, редактировать базы данных, извлекать из них необходимую информацию, а также вести учет необходимых значений и цифр.

Полный состав MS Office

Текстовый редактор MS Word 2007 Word - это компонента “Microsoft Office” с помощью которой создаются текстовые документы.

Интерфейс MS Word 2007 1. Лента. Вкладки(закладки)

Дополнительные вкладки При работе с таблицами, диаграммами, рисунками появляются дополнительные вкладки Конструктор и Макет

2. Кнопка “Office” Кнопка для работы с файлами, списком последних документов и настроек параметров приложений.

Настройка – Параметры Word

3. Панель быстрого доступа По умолчанию содержит 3 кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть. Панель можно настраивать, добавляя в нее новые элементы. Нажать кнопку – Настройка панели быстрого доступа.

4. Работа с файловой системой Word

Работа с крупными документами: 1) Cоздание списков 2) Cоздание колонок 3) Создание оглавления 4) Создание указателей 5) Создание ссылок 6) Редактор формул 7) Слияние документов 8) Работа с графическими объектами

1. Создание списков Списки бывают простыми и многоуровневыми. Простой список может быть оформлен в виде Маркированного и Нумерованного списков Для создания простого списка достаточно, чтобы каждый элемент списка был записан с новой строки.

Простой список

Многоуровневый список Для создания многоуровневого списка необходимо: 1) создать во всем тексте нужные отступы для уровней. Для этого используем кнопку: увеличить отступ 2) выделить текст, который будет оформлен в виде списка. 3) выбирать многоуровневый список в меню Формат (Главная в 2007) и жмем ОК.

2. Создание колонок Закладка Разметка страницы - Колонки

3. Создание автоматического оглавления Автоматическое оглавление допускает 9 уровней вложенности. Самый верхний уровень в документе - Название главы (1) Стиль Заголовок 1, - Название параграфов (1.1) Стиль Заголовок 2, - Название пунктов (1.1.1) Стиль Заголовок 3.

Рекомендации для создания оглавления: 1.Продумать структуру документа. 2. Выделить все названия глав, параграфов, пунктов соответствующим стилем с помощью меню Стилей Заголовок 1,2, 3

Закладка Главная – Меню Стили

3. Вставить автоматическую нумерацию страниц с помощью закладки 3. Вставить автоматическую нумерацию страниц с помощью закладки Вставка – Номер страницы 4. Для вставки автоматического оглавления перейти на первую страницу документа и выбирать закладку Ссылки – Оглавление –Тип оглавления Оглавление представляет собой одно поле. Для изменения оглавления выделяют оглавление и из контекстного меню выбирают пункт Обновить поле! Оглавление можно форматировать любым способом, причет формат сразу же и применится ко всему оглавлению (одному полю).

4. Создание указателей Список указателя продумывается заранее, включая необходимую вложенность уровней, проверяется наличие нумерации страниц документа. Для создания указателей используется закладка Ссылка – блок Предметный указатель. 1. Помечаются сначала все слова, входящие в указатель с помощью команды Пометить элемент.

2. Перейти к тому месту документа, в котором будет располагаться указатель (обычно конец текста) и воспользоваться командой 2. Перейти к тому месту документа, в котором будет располагаться указатель (обычно конец текста) и воспользоваться командой Предметный указатель – ОК.

5. Создание ссылок Сноски простые и концевые Закладка Ссылки Вставить Сноску

Перекрестная ссылка Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия. Используем команду: Ссылки –Перекрестные ссылки Чтобы обновить перекрестные ссылки, можно выделить нужную ссылку или весь документ, а затем нажать клавишу F9.

6. Редактор формул Microsoft Equation

Вставка – Формула Конструктор Вставка – Объект – Тип объекта Microsoft Equation

7. Слияние документов Слияние документов используется в случаях, когда необходимо создать много однотипных документов (например, писем), отличающихся только несколькими полями (например, адресатами). В MS Word 2003 для вызова мастера слияния необходимо активизировать соответствующую панель инструментов Вид / Панели инструментов / Слияние: в которой первоначально будут активны только две первые кнопки.

Шаг 1. В начале работы необходимо создать основной документ. Кнопка позволяет выбрать его тип (по умолчанию предлагается обычный, а при необходимости можно выбрать другие шаблоны – например, конверты). В документе создаётся основной текст, который будет одинаковым во всех экземплярах, а для тех полей, которые будут изменяться, оставляют пропуски. После создания основной документ можно сохранить, не закрывать.

Шаг 2. Создание второго документа, который будет являться источником данных для слияния. Он должен быть в виде таблицы Word, столбцы её обязательно должны иметь заголовки. Количество столбцов должно быть таким, сколько пустых полей для вставки данных в основном документе. После создания источник данных необходимо сохранить и закрыть.

Шаг 3. Нажать кнопку – открыть источник данных и в диалоговом окне показать, какую таблицу необходимо будет использовать для заполнения пропущенных полей. После этого нажать кнопку Открыть в правом нижнем углу диалогового окна. После этого Вы заметите, что на панели инструментов Слияние стали активными все остальные кнопки:

Шаг 4. Установить курсор в первое пропущенное поле и нажать кнопку Вставить поля слияния. В открывающемся диалоговом окне установить метку в окно Поля базы данных и выбрать заголовок нужного столбца Вашей таблицы данных. Нажать кнопки Вставить и Закрыть внизу диалогового окна. При этом в пустом месте Вашего основного документа пропишется название столбца, который Вы выбрали. И так повторить и для следующего свободного поля.

Шаг 5. Когда прописаны все поля для слияния, нажать кнопку Слияние в новый документ:

Слияние в Word 2007

8. РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ (2007) Вставка таблиц и формул в таблицы Вставка встроенных фигур. Редактор диаграмм SmartArt Работа с рисунками и фигурами в MS Word Вставка подписей WordArt

8.1. Вставка таблиц и формул

Для столбца Итого произвести вычисления по формуле =SUM(LEFT) (установить курсор в соответствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой Таблица – Формула). Для строки Всего произвести вычисления по формуле =SUM(ABOVE) (установить курсор в соответствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой Таблица – Формула). (правая клавиша мыши) Обновить поле.

8.3. Работа с рисунками и фигурами в MS Word Для того, чтобы созданный рисунок был цельным необходимо произвести его группировку. Удерживаем клавишу CTRL пока не появиться на фигуре знак + и затем нажимаем левую клавишу мыши. Процедуру + повторяем со всеми объектами рисунка пока не выделим все элементы фигуры. Нажимаем правую клавишу мыши Группировка - Группировать Для разгруппировки нажимаем Разгруппировать

Изменение положения рисунка в документе Для того, чтобы рисунок можно было свободно перемещать в документе установите режим обтекания текстом. Закладка Разметка страницы – Обтекание текстом

8.4. Вставка подписей WordArt