Расходы. Инструкция по заполнению отчета презентация

Расходы Инструкция по заполнению отчета

Введение Ввиду сложностей возникающих при заполнении и обработке отчетов по расходам, Вам предлагается новый вариант отчета. Основное изменение касается способа внесения данных. Все расходы должны вносится в отчет через диалоговые окна. Форма для просмотра расходов остается прежней. Этот способ позволит корректно и в полном объеме отражать информацию по расходу. Также мы избавимся от необходимости ручной обработки присылаемых Вами отчетов.

Структура файла Файл состоит из нескольких листов: Первый лист «Input» предназначен для занесения и редактирования расходов, лист «Расходы по а-м» - для отражения расходов по автомобилю. Всю внесенную на листе «Input» информацию можно просмотреть в знакомой для Вас форме отчета на листах «отчет за 1-ую пол. месяца», «отчет за 2-ую пол. месяца» и «смета». Для этого необходимо лишь нажать на кнопку «Сформировать отчет». Также внесенные данные по отчетам отражаются на листе «Base», а по смете на листе «Budget». Вся информация на этих листах доступна только для просмотра, редактирование возможно осуществить только через диалоговые окна на листе «Input». .

Заполнение отчета Отчет заполняется одним человеком. Однако возможно отражение расходов других сотрудников в отчете заполняющего. Прежде чем внести расход, на листе «Input» выберете из списка фамилию человека, к которому этот расход относится, также выберете месяц и вид отчета:

Заполнение отчета Каждому виду расхода соответствует своя кнопка. Итак, например, для внесения хозяйственных расходов нажимаем на кнопку «Хозяйственные расходы», затем «Ввод данных». В списке «Вид расхода» выбираем необходимую позицию. Далее заполняем поля «Документ» и «Сумма». Нажимаем на кнопку «Заполнить». Остальные виды расходов заполняются по аналогии. Все предложенные поля обязательны для заполнения, кроме поля «Комментарий». .

Заполнение отчета Для всех видов расходов, кроме хозяйственных, необходимо указывать на что именно относится расход. Это можно сделать на вкладке «отнесение расходов». Для того, чтобы выбрать продуктовую группу, к которой относится расход, достаточно поставить флажок напротив соответствующей группы или нескольких групп. Если расход связан с внедрением программы SAP или относится к затратам компании «Гематек», ставим флажок напротив SAP или Гематек.

Заполнение отчета У некоторых сотрудников на вкладке «отнесение расходов» не будет продуктовых групп, в связи с тем, что их расходы нельзя отнести на какой-либо вид продукции. Флажок нужно будет поставить напротив SAP, Гематек или B.Braun.

Редактирование и удаление Для редактирования или удаления расхода выберете необходимый вид расхода и нажмите на кнопку «Редактирование», в появившемся диалоговом окне укажите вид отчета (отчет за месяц или смета), а затем в списке введенных данных выберете нужную позицию:

Редактирование и удаление В появившемся окне можно сделать корректировки, а затем нажать на кнопку «Редактировать». Если Вам нужно удалить позицию из отчета, достаточно ее открыть также как и для редактирования, а затем нажать на кнопку «Удалить».

Формирование отчета После того как Вы внесли все расходы, Вам осталось лишь сформировать отчет в знакомой для Вас форме и проверить его. Нажмите на кнопку «Сформировать отчет» на листе «Input», выберете в появившемся окне вид отчета, фамилию и месяц, а затем нажмите на кнопку «Сформировать».

Формирование отчета Если Вы вносили расходы , которые относятся к разным сотрудникам, выберете в списке вашу фамилию (т.е. того, кто заполнял файл). В результате в отчете вы увидите все заведенные Вами суммы, а в колонке «Комментарий» напротив каждого расхода будет стоять фамилия того, к кому данный расход относится. .

Формирование отчета Если Вы сформировали отчет и увидели, что при заполнении допустили ошибку, Вы можете внести необходимые изменения на листе «Input» и снова сформировать отчет. Он полностью обновится в соответствии с последними изменениями. При закрытии файла в качестве напоминания Вы увидите окно со следующим вопросом: Ответив на него утвердительно, файл закроется. Нажав на кнопку «Нет», файл не будет закрываться и Вы сможете сформировать отчет. Внимание! В заполняемом файле должны присутствовать данные только за тот месяц, за который вы вносите (1-ая половина месяца, 2-ая половина месяца и смета на следующий месяц), т.е. ранее внесенных расходов в нем не должно быть. Поэтому Вы должны каждый раз использовать чистый шаблон отчета.

Внесение итоговых сумм При заполнении фин. отчета за вторую половину месяца необходимо вносить итоговые суммы: остаток/перерасход на начало месяца; поступило в течении месяца. Остаток /перерасход на начало месяца вы можете узнать в фин. отчете за предыдущий месяц во вкладке смета, графе остаток перерасход предыдущего месяца.