Ведение базы данных в MS Access. Технологии баз данных. (Лекция 5) презентация

Ведение базы данных в MS Access Технологии баз данных

Темы лекции: Сортировка данных в таблице MS Access Фильтрация данных в таблице MS Access Запросы. Построитель выражений Формы. Сводные таблицы Отчеты Графическое представление данных

Ведение БД Ведение БД возможно: простейшими средствами непосредственно в таблицах: сортировка и фильтрация и более мощными средствами: запросы, формы, отчеты Ведение базы данных подразумевает представление данных в удобном для анализа виде.

Сортировка данных в таблице MS Access Простой способ ведения базы данных (непосредственно в таблицах) Сортировка по возрастанию и убыванию Критерием может быть один или более столбцов (в этом случае они должны следовать слева направо) Формат/Освободить все столбцы позволяет временно переносить столбцы

Сортировка Сортировка возможна в таблицах, запросах, формах, отчетах При открытии любого объекта становятся активными соответствующие кнопки и команды меню

Фильтрация данных в таблице MS Access Простой способ ведения базы данных Варианты фильтра: по выделенному исключить выделенной расширенный фильтр. Команда Изменить фильтр позволяет задать несколько критериев (в разных столбцах)

Фильтрация данных Расширенный фильтр приближен к запросу Результат расширенной фильтрации м.б. сохранен в виде запроса, формы, отчета, страницы доступа к данным

Запросы. Построитель выражений Запросы позволяют: формировать сложные критерии для выбора из одной или нескольких таблиц; указывать поля в выбранных записях для отражения; выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

Запросы Возможно создание с помощью мастеров: простого запроса, перекрестного и т.д. и конструктора

Построитель выражений В запросах возможно использование вычисляемых полей, т.е. можно выводить поля, отсутствующие в исходной таблице кнопка Построить при курсоре в полях Условие отбора и Или Пример: отражение списка фамилий с итоговым баллом для студентов, у которых Оценка1 меньше среднего значения для данного студента

Формы. Сводные таблицы Обеспечивают удобный способ отражения данных в электронном виде Возможно создание форм аналогичных бланкам стандартных документов или форм с кнопками управления Создаются на базе таблиц и на базе запросов Обеспечивают просмотр, ввод и редактирование данных

Формы Быстрое создание с помощью автоформ и с помощью мастера Доработка любой готовой формы с помощью конструктора Форма – это пользовательское диалоговое окно со всеми присущими ему свойствами и возможностями

Сводная таблица Сводная таблица (СТ) и сводная диаграмма (СД) являются самостоятельными объектами и не зависят друг от друга СТ и СД могут быть созданы на основе любой таблицы или запроса

Отчеты Позволяют подготовить данный к печати. Предварительно необходимо настроить принтер, т.к. MS Access настраивается на параметры бумаги и принтера. Цвет, размеры, шрифты символов, установленные по умолчанию, могут быть в готовом отчете изменены. В отчетах следует уделять внимание удачному расположению данных и их форматированию. Возможно добавление на лист текущей даты, страниц, реквизитов предприятия и др. актуальные данные.

Отчеты Автоотчет: в столбец, Ленточный Мастер отчетов Позволяют быстро создать простой отчет. Конструктор позволяет откорректировать любой готовый отчет Мастер диаграмм отражает диаграммы на основе таблиц и запросов

Отчеты Конструктор содержит: область данных (обязательный элемент), верхний и нижний колонтитулы (на каждой странице), область заголовка (в начале отчета), область примечаний (в конце отчета)

Графическое представление данных возможно с помощью: форм (Формы/Создать/Диаграмма) (Формы/Создать/Автоформа: Сводная диаграмма) отчетов (Отчеты/Создать/Мастер диаграмм) Типы диаграмм аналогичны приложению MS Excel: гистограмма, линейчатая, с областями, круговая, кольцевая и др. Конструктор форм и отчетов позволяет доработать любую диаграмму