ЛЕКЦИЯ №3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ презентация

ЛЕКЦИЯ №3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

ПЛАН ЛЕКЦИИ №3:

1.Организация работы с документами 1.1 Понятие о документообороте

1.2 Прием и первичная обработка документов Документы могут быть получены по почте, принесены посетителем, доставлены курьером, приняты по телефону, телетайпу, факсу, электронной почте. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

1.3 Регистрация документов Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Используют три формы регистрации: журнальную, карточную и автоматизированную электронную (на ПК). Регистрационную форму заполняют следующими сведениями: наименование документа; автор (корреспондент); дата поступления документа (для входящих документов); входящий номер (индекс); дата документа; индекс документа; заголовок (краткое содержание); резолюция; срок исполнения; исполнитель; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа); № дела (куда документ помещен после исполнения).

1.4 Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документационного обеспечения управления с целью распределения поступивших документов: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ

1.6 Отправка документов Обработка и отправка исходящих документов проводится службой ДОУ. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; наличие заголовка; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, то наличие адреса; наличие всех листов в документе и указанных приложений.

Обработка исходящих документов состоит из операций: Обработка исходящих документов состоит из операций: составление проекта исходящего документа; визирование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация документа; проставление номера на документе; проверка правильности адресования; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

2. Текущее хранение документов 2.1 Номенклатура дел Признаки группировки документов в дела: номинальный признак; авторский признак; корреспондентский признак; предметно-вопросный признак; хронологический признак; географический признак; экспертный признак. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оформление сводной номенклатуры дел Негосударственное образовательное учреждение УТВЕРЖДАЮ Высшего профессионального образования Ректор «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ» ____________Л.Н. Ильина НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ «___»______________2009 г. 15.11.2009 №10 г. Архангельск На 2009 – 2010 уч. год

Итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел в НОУ ВПО «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ» в 2009 – 2010 уч.г.

Виды номенклатуры дел: 1) конкретные (номенклатуры дел организаций); 2) примерные; 3) типовые. Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру.

2.2 Формирование и хранение дел в делопроизводстве организации Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Пример заполнения обложки дела Главное управление БанкаРоссии по Архангельской области отдел кредитования и расчетов ДЕЛО № 31-01 Переписка с Банком России по вопросам рефинансирования и расчетов (сообщения о результатах ломбардного аукциона) Год 2001 Хранить 5 лет ст. 134

Хранение дел Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Для дел, содержащих особо ценные документы составляется и систематически ведётся внутренняя опись.

Пример внутренней описи ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ Документов дела № 00-00

2.3 Подготовка документов к передаче на хранение Подготовка дел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описей на дела постоянного и долговременного хранения.

Экспертиза ценности документа включает:

В процессе экспертизы ценности документов выделяются 4 группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Оформление дел Формирование дела заканчивается после завершения года. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает: подшивку дела в твёрдую обложку или переплёт дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.

Пример листа заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №__ 21.04.2001 В деле подшито и пронумеровано 245 (двести сорок пять) л. +3л. внутренней описи, в том числе литерные листы 27а, 133а, 133б, 213а. Лист 97 имеет физические повреждения – разрыв и склейка. Секретарь-референт Подпись Н.В.Поликарпова

Пример внутренней описи ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА 26.04.2000 № 01-02

Пример формы обложки дела постоянного и длительного сроков хранения Код гос. архива _________ Код учреждения_________ __________________________________________________ __________________________________________________ (Наименование государственного архива) _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ (Наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО № _______ том №_____ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (Заголовок дела) ___________________________________________________________________ (Дата) На ___________ лист Хранить _____

Описи дел в делопроизводстве организации Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет хранения); дела по личному составу и иные однотипные дела; дела специфические для данной организации (судебные, следственные, научные отчеты и др.); служебные ведомственные издания.

Пример описи дел структурного подразделения Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование структурного Наименование должности подразделения руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ 00-00.0000 № 00-00 Дел временного (свыше 10 лет хранения) В данную опись внесено ________ дел с №______ по №_________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи