MS Word 2007 презентация

MS Word 2007

Microsoft Word Создатель Ричард Броди и Чарльз Симони. Разработчик текстового процессора Bravo, поддерживающего принцип What You See is What You Get (WYSIWYG). Первый текстовый процессор для Microsoft (под ОС MS DOS) был выпущен осенью 1983 года. Имел успех, т.к. вместе с ним продавалась компьютерная мышь. В январе 1990 г. появилась первая версия Word для Windows. В 1993 г. вышел пакет Microsoft Office 4.0, объединивший три программы: Word 6.0, Excel 4.0, PowerPoint 4.0. Microsoft Office 2007.

Основные форматы файлов Word 2007 doc – пропиетарный формат документов, права на который принадлежат компании Microsoft; docx – открытый формат документов. Сжатый набор текстовых файлов в формате xml. Достоинства: экономичность, повышение конфиденциальности, надежность; docm – формат документов с использованием макросов; dot – формат шаблонов документов для предшествующих версий программы; dotx – новый формат шаблонов , основанный на языке xml;

Отличия от предыдущих версий Инструментальная лента – новый конвейерный элемент управления. Нет возможности настройки инструментальных панелей за исключением Панели быстрого доступа. Кнопка Office для открытия Главного меню программы (диалоговое окно Параметры Word обеспечивает доступ к настройкам программы). Вкладка Разработчик – средства для работы с макросами, программирование, разработка интерактивных форм. Включается в Параметрах Word.

Интерфейс программы

Инструментальная лента

Виды вкладок Стандартные вкладки Главная. Основное назначение – работа с текстом; Вставка. Предназначена для работы с документами, содержащими встроенные объекты: рисунки, формулы, таблицы, фигуры, схемы, диаграммы, формулы и т.д.; Разметка страницы. Предназначена для настройки параметров и характеристик страницы; Ссылки. Средства для автоматического формирования элементов больших документов; Рассылки. Автоматизированное создание писем слияния; Рецензирование. Лексическая проверка авторской деятельности и функции поддержки совместной работы с документами; Вид. Настройка оконного интерфейса программы; Разработчик (включается вручную через OfficeПараметры WordОсновные Показывать вкладку Разработчик на ленте). Контекстные вкладки Связаны со своей конкретной задачей и выполняются только тогда, когда мы приступаем к выполнению этой задачи. Например вкладки Конструктор и Макет относятся к инструменту работы с таблицами. Выключаются автоматически. Функциональные вкладки Подменяют или дополняют вкладки стандартного набора при исполнении определенных операций или при переходе в определенный режим. Закрываются с помощью закрывающейся кнопки.

Отдельные правила набора текстов В русскоязычном наборе пробел обязательно ставится: после запятой, точки, точки с запятой, двоеточия, вопросительного или восклицательного знака (и их сочетаний), многоточия в конце фразы или предложения, закрывающей скобки и закрывающей кавычки; до, а не после, открывающей скобки, открывающей кавычки и многоточия в начале предложения; и до, и после длинного тире (в английском языке, наоборот, длинное тире не окружается пробелами). Никогда не ставится пробел между скобкой или кавычкой и каким-либо другим знаком препинания, кроме длинного тире.

Отдельные правила набора текстов Неразрывный пробел ставится: между двумя инициалами и между инициалами и фамилией: И.•И.•Иванов (здесь и далее неразрываемые пробелы изображаются знаком •); между сокращенными обращениями и фамилией: г-н•Иванов, а также после географических сокращений типа г.•Москва или о-в•Крым; между знаками номера (№) и параграфа (§) и относящимся к ним числам; внутри сокращений и•т.•д., и•т.•п., т.•е. и им подобных (хотя английские e.g. и i.e. пробелами не разделяются); между внутритекстовыми пунктами, такими как а), б) или 1., 2., и следующим за ними текстом; между числами и относящимися к ним единицами измерения: 200•кг; это же относится и к указаниям дат: XVIII•в., 1998•г.; перед длинным тире в середине предложения; между классами многозначных чисел, начиная с пятизначных: 32•569, но 4927; перед номерами версий программных продуктов и частями их названий, состоящими из цифр или сокращений: FreeBSD•4.6, Windows•95, MacOS•X; после однобуквенных предлогов и союзов, особенно в начале предложения или в заголовке.

Отдельные правила набора текстов Три точки перед словом нельзя отделять пробелом. Тире между цифрами нельзя отделять пробелами: 20-30. В прямой речи тире справа отделяется пробелом. Дефис не должен отделяться пробелами. Кавычки набираются тем же шрифтом, что и текст. Знаки градусов, процентов, минут, секунд нельзя отделять пробелом от цифры: 6%. Сокращения, идущие за знаком градуса, отделяются пробелом: 20° С. Два знака номера или параграфа пишутся вместе: №№, §§. Между цифрами, которые обозначают разные единицы - сотни и тысячи, тысячи и миллионы делается пробел: 4 655 210. Обозначение дроби нужно набирать без пробела: 3.456. Знаки + и - не отбиваются от цифры: +10. Дроби записываются без пробела: 4/7.

Ввод произвольных символов Для ввода знаков, которых нет на клавиатуре в Word имеются специальные средства. Вкладка Вставка Символы Другие символы. В открывшемся окне за часто используемыми символами можно закрепить комбинацию клавиш или воспользоваться механизмом автозамены. В этом же окне есть вкладка Специальные знаки.

Графический иллюстративный материал Программа Word позволяет использовать два основных типа изображений: Растровое изображение. Основной элемент растрового изображения – точка, характеризующаяся двумя параметрами: цветом и положением. Растровое изображение представляется цифровой матрицей, элементами которой являются числа, определяющие ее цвет. Векторное изображение. Основной элемент векторного изображения – линия, которая характеризуется рядом параметров: форма, цвет, толщина, замкнутость и др. Векторное изображение представляется с помощью математических формул. Основное отличие от растрового – масштабирование без потери качества.

Группа Иллюстрации Рисунок – вставка любого графического файла. Клип – вставка изображения, хранящегося в структурированных по темам базах данных. Фигуры – встроенное средство рисования, упрощенный графический редактор векторного типа. SmartArt – встроенное средство создания схем, структурных и организационных диаграмм. Диаграмма – встроенное средство создания числовых диаграмм и графиков.

Механизмы вставки изображений Существует два механизма вставки изображений в документ, которые различаются тем, как позиционируется вставленное изображение: относительно текстовой строки или относительно страницы. Встроенные (связанные) изображения. Изображение вставляется в текущую позицию курсора. В тексте существуют на правах символа. Свободные изображения. Изображение является элементом страницы, по странице можно перетаскивать с помощью мыши. По умолчанию изображения вставляются как встроенные. При работе с иллюстрациями появляется дополнительная контекстная вкладка для работы с иллюстрациями Формат. В зависимости от того какой объект Вы вставляете эта вкладка имеет соответствующий набор инструментов.

Вставка изображения из файла После вставки изображения порядок работы с ним: Масштабируем изображение по месту; Кадрируем изображение при необходимости; Настраиваем обтекание текстом; Позиционируем на странице; Устанавливаем связь с корреспондирующим текстом; Трансформируем изображение; Редактируем параметры визуализации изображения Настраиваем спецэффекты визуализации.

Взаимодействие изображения с текстом Для свободного изображения существует несколько вариантов взаимодействия между текстом и изображением: Обтекание вокруг рамки; Обтекание по контуру; Режим За текстом; Режим перед текстом; Обтекание снизу и сверху; Обтекание сквозное. Настраивается через контекстное меню или через кнопку Обтекание текстом группы Упорядочить контекстной вкладки Формат. Дополнительные параметры обтекания можно настроить через диалоговое окно Дополнительная разметка.

Настройка обтекания по произвольному контуру Выбирают тип обтекания по контуру. Первоначально контур обтекания совпадает с контуром иллюстрации. В меню обтекания выбирают команду Изменить контур обтекания. Исходный контур – прямоугольная рамка с четырьмя угловыми маркерами. Форму контура можно изменять перетаскивая узлы при нажатой кнопке мыши. Для установки дополнительного узла наведите указатель на любое место на рамке и когда он сменит форму нажмите левую кнопку мыши и начинайте перетаскивать.

Позиционирование изображений относительно страницы Простейшим приемом позиционирования изображения относительно страницы является кнопка Положение из группы Упорядочить из контекстной вкладки Формат.

Связь изображения с корреспондирующим текстом Word позволяет устанавливать и отслеживать логические связи изображений с текстовыми данными и обслуживать эти связи. Т.е. если абзацем связана некоторая иллюстрация то она перемещается, копируется, удаляется вместе с абзацем. Когда изображение выделено, абзац, с которым это изображение связано отмечается специальным маркером. Чтобы его увидеть нужно включить для отображения непечатаемые символы. Для связи изображения с другим абзацем достаточно перетащить этот маркер в нужное место.

Рисование средствами Word Палитра инструментов рисования вызывается командой Вставка Иллюстрации Фигуры. Рисунки, созданные средствами Word относятся к векторному типу. Базовым элементом векторного изображения является линия или ее отрезок. Понятие точки в векторной графике отсутствует. Векторные изображения состоят из объектов, которые называют фигурами.

Фигуры и их элементы Фигуры делятся на простые и сложные Простые фигуры – это элементарные объекты, не раскладывающиеся на составные элементы. К ним относятся Линия и Кривая. Сложные фигуры образуются комбинированием простых фигур. Каждую сложную фигуру можно представить как композицию элементов, являющихся простыми фигурами.

Фигуры и их элементы Узлы. Простые фигуры, входящие в состав сложной, контактируют друг с другом в точках, называемых узлами. Сегмент. Элемент сложной фигуры, лежащий между двумя узлами, называется сегментом. Сегменты являются простыми фигурами. Автофигуры – характерные объекты MS Word.

Свойства фигур и их элементов Существуют две категории свойств фигуры: свойства контура и свойства заливки. Свойствами контура обладают все фигуры, а свойствами заливки – только фигуры замкнутые. Если фигура не замкнута, то при заливке она искусственно замыкается – достраивается до замкнутой кривой. Обычно замыкание происходить по кратчайшей линии, соединяющей ее концы, исключение – фигура дуга.

Свойства контура Толщина линии; Цвет линии; Форма штриха; Форма окончаний линии, если фигура разомкнута. Свойства контура настраиваются через контекстное меню, либо кнопкой Контур фигуры группы Стили фигур контекстной вкладки Формат.

Типы заливки Цветом; Градиентом; Текстурой; Узором; Рисунком.

Свойства расположения объектов Когда в одном документе располагаются несколько рисунков, между ними начинается взаимодействие. Одни рисунки могут перекрывать другие. Порядок перекрытия определяется положением рисунка в коллекции. По умолчанию порядок следования рисунков совпадает с порядком их поступления в коллекцию. Рисунок, поступивший позже, занимает положение более высокое , чем рисунок, поступивший раньше. Изменением порядка рисунков в коллекции можно управлять кнопками На передний и На задний план группы Упорядочить контекстной вкладки Формат.

Группировка объектов Для упрощения группировки объектов предусмотрена операция объединения объектов в группы. С группой объектов можно обращаться как с одним объединенным объектом. Операции с объединенным объектом: перемещение по документу, операции трансформации, копирования и т.п. При группировке утрачивается свойство расположения объектов.

Рисование фигур Инструменты палитры сгруппированы по группам. Инструмент рисования выбирают одним щелчком мыши. Указатель примет форму графического курсора. Рисование выполняют щелчками мыши. Перед рисованием советуем включить сетку (Вид Показать или скрыть Сетка) Если предполагается создание композиции из нескольких объектов, расположите ее на заранее заданном полотне. Команда Новое полотно на палитре инструментов рисования.

Использование клавиш при рисовании автофигур При нажатой клавише Shift рисуются «правильные» фигуры. Инструмент Овал рисует окружность, Прямоугольник – квадрат. Фигуры сложной формы изображаются с соотношение высоты к ширине 1:1. Линии с фиксированными углами наклона, кратными 150 . При нажатой клавише Ctrl автофигуры рисуются «от центра». Этим приемом пользуются при рисовании центрально-симметричных фигур При нажатии Shift+Ctrl от центра рисуется «правильная» фигура. С помощью клавиши Alt удобно управлять привязкой к узлам сетки. Когда сетка включена угловые элементы привязываются к узлам сетки автоматически, если этого не нужно, нажимайте клавишу Alt.

Управление объектами с помощью маркеров Когда в документе выделен графический объект рядом с ним можно увидеть несколько маркеров Маркеры – это графические элементы управления, связанные с объектом и предназначенные для его трансформации с помощью мыши. Типы маркеров: Маркеры изменения размера; Маркеры вращения; Маркеры конфигурации: Сторонние –изменяют горизонтальные и вертикальные размеры Угловые – масштабируют объект одновременным изменение размера по горизонтали и вертикали.

Дополнительные элементы оформления Простейшие средства компьютерной верстки: Надписи – автономные текстовые блоки; Буквицы – символ, открывающий раздел документа и отличающийся особой выразительностью: размером, стилем, цветом. Объекты WordArt – графические заголовки.

Линейная форма научной нотации

Создание формул Вставка Символы Формула.

Создание формул Создание формул на основе обычного текста (линейная форма); Создание формул на основе прототипа из галереи формул; Ручной ввод формул по символам и трафаретам. Символы вводятся с помощью мыши и клавиатуры; Символы при вводе форматируются автоматически, если автоматическое форматирование не устраивает, то соответствующую часть формулы с помощью кнопки Обычный текст группы Сервис оформляют как текст и форматируют; Интервалы между элементами формулы расставляются автоматически; Нажатием клавиши Пробел или Стрелка вправо завершают ввод формулы Различают встроенные (в текст) и обособленные (расположенные на отдельной строке) формулы С помощью контекстного меню можно переключаться между линейным и профессиональным представление формул. Созданную сложную формулу, можно сохранить в качестве прототипа для построения на ее основе аналогичных конструкций.

Графические формулы С помощью Microsoft Equation 3.0 создаются формулы графического вида, с которыми можно обращаться, как с изображениями. Вставка Объект  объект Microsoft Equation 3.0 Создается пустой объект – будущая формула, а в окне программы открывается специальная панель инструментов. Ввод осуществляют с клавиатуры с использованием мыши.

Создание таблиц Таблицы – это специально организованные структуры для упорядоченного хранения данных. Существует семь способов создания таблиц: На основе табулированного текста; Использование прямой команды Вставка Таблица; Графический прием создания; Экспресс-технология; Использование средств рисования; Рисование с помощью ластика; Использование таблиц Excel.

Создание таблиц на основе табулированного текста Табулированным называется текст, в котором в качестве разделителя между отдельными элементами данных используется код табуляции. Действие кода табуляции состоит в том, что текст, введенный после него, сдвигается вправо до ближайшей, заранее заданной позиции (позиции табуляции). Если позиции табуляции не заданы, программа по умолчанию считает, что они стоят равномерно через каждые 1,25 см. Позиции табуляции можно задать произвольно в диалоговом окне Абзац, нажав кнопку Табуляция. Координаты позиций табуляции отображаются на линейке.

Преобразование табулированного текста в таблицу При наборе элементов таблицы отделяем их друг от друга нажатием клавиши Tab, строки друг от друга – клавишей Enter. Выделяем строки набранного табулированного текста; ВставкаТаблица Преобразовать в таблицу; Откроется одноименное диалоговое окно

Создание таблиц прямой командой ВставкаТаблица

Графический прием создания таблицы Установите курсор в то место, где планируется вставить таблицу; ВставкаТаблица; Навести указатель мыши на левый верхний угол прямоугольной карты; Протянуть указатель по карте вправо-вниз по диагонали; Достигнув нужной клетки отпустите кнопку мыши и зафиксируйте размер таблицы.

Экспресс-технология создания таблиц Вставка Таблица Экспресс-таблицы Оформление экспресс-таблицы согласуется с текущей темой документа. Можно сохранить свою таблицу в коллекции экспресс-таблиц. Вставка Таблица Экспресс-таблицы. Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц.

Создание таблиц рисованием Вставка Таблица Нарисовать таблицу; Указатель мыши примет вид инструмента Карандаш; Протягивают карандаш из левого верхнего угла таблицы в правый нижний; Затем рисуют внутренние границы таблицы;

Создание таблиц с помощью ластика В Word основной инструмент рисования – ластик. Сначала автоматически создается регулярная таблица командой Вставить таблицу, а потом с помощью ластика приводят таблицу к нужному виду. Технология создания такой таблицы: Установит шрифт Arial, размер 6 пт, интерлиньяж одинарный, никаких отступов. Оценить размер бланка, допустим он равен 125x63 мм. Выберем для таблицы основу размером 25x21, т.е каждая ячейка таблицы имеет размер 5x3 мм. Вставляем таблицу с нужным количеством столбцов и строк, ширину ячейки задаем явно. Затем, объединяем ячейки согласно образцу.

Советы по набору таблиц Выравнивание данных в таблице По левому краю – текстовые данные; По правому краю – целые числа; По разделителю – действительные числа и денежные суммы; По середине – символьно-цифровые данные. Толщина линий Основные линии выражают основное содержание табличной структуры, их толщина для таблиц на листах формата А4 и А5 – 0,5-1,0 пт. Вспомогательные линии помогают понять то, что выражено основными линиями. При толщине основных линий 0,5-1,0 пт толщина вспомогательных 0,25 пт. Дополнительные линии уточняют содержательную ценность основных линий. В таблице дополнительными линиями оформляют рамку, на графике – оси координат. Дополнительные линии делают толще, чем основные.

Приемы выделения в таблицах Выделение таблицы целиком

Правка табличной структуры Инструментальная лента. Вкладка Макет Команды дублируются с помощью контекстного меню

Структурное форматирование таблиц Вкладка конструктор на панели инструментов

Операции с табличными данными Форматирование таблиц аналогично форматированию абзацев. Сортировка – популярный прием представления данных в упорядоченном виде. В Word данные сортируются по столбцам. Сортировка может быть многоступенчатой. Количество ступеней сортировки – до трех. Дополнительные параметры сортировки: язык, прописные и строчные являются тождественными, указать символ, используемый в качестве разделителя для табулированного текста

Основы вычислений в таблицах Word Чаще всего формулы используются для подсчета итоговых вычислений. Окно Формула предназначено для создания формул. Формула начинается со знака равенства =. В скобках указываются аргументы выбранной функции. Расставив предварительно закладки в тексте документа, можно использовать их в формулах. При изменении данных результаты формул не пересчитываются автоматически. Нужно обновить поля, выделив формулу, нажать клавишу F9, или в контекстном меню Обновить поля.

Итоговые функции

Неявное задание аргумента

Абсолютная адресация в таблицах Столбцы таблицы обозначаются английскими буквами (A, B, C, D, E …), а строки – цифрами (1,2, 3, 4,…)

Структура формул Word Формула в таблице Word может содержать следующие элементы: постоянные, операторы, функции (вместе с аргументами), ключи форматирования. Постоянные. Используются двух видов: числовые (целые и действительные) и логические (истина/ложь, TRUE/FALSE, 0/1). Операторы. Используются математические операторы и операторы сравнения.

Операторы Математические операторы: Сложение + Умножение * Вычисление процентов % Вычитание – Деление / Возведение в степень ^ Операторы сравнения Равно = Меньше или равно <= Больше либо равно >= Меньше < Больше > Не равно <>

Математические функции

Логические функции

Ключи форматирования Ключи форматирования – это набор дополнительных параметров формулы, определяющих формат, в котором должно быть записано число, полученное в результате расчета выражения, представляющего формулу. Они записываются после вычисляемого выражения и отделяются от него парой символов «\#».

Диаграммы Диаграммы – это информационные объекты, имеющие иллюстративный, графический характер. Они способны управлять наглядностью, доступностью и выразительностью документа. Диаграммы можно условно разделить на две категории: числовые и структурные. Числовые диаграммы – средство для наглядного представления и сопоставления числовых данных.

Числовые диаграммы В текстовом процессоре Word существует два средства создания числовых диаграмм: подключаемое приложение MS Graph и приложение-компаньон MS Excel. Основные понятия числовых диаграмм: Источник данных. Чтобы представить данные на диаграмме их нужно получить из источника данных. Это может быть числовая таблица или технический источник (датчик, контроллер и т.п.) Базовая таблица. В большинстве случаев диаграммы строятся на основе таблиц, связь между базовой таблицей и диаграммой динамическая. Точки данных. Графическое представление значений данных. Элементы данных. Точки данных графически представляются элементами данных. Обычно один элемент данных представляет одну точку данных, но в некоторых типах диаграмм он может представлять две, три и даже более точек данных. Ряды данных. Точки данных представляются группами, такие однородные группы называются рядами данных. Категории данных. Двумерные диаграммы имеют две оси. Одна из них ось значений, на которой откладываются числовые значения элементов данных. Вторая ось – ось категорий, вдоль нее располагается ряд данных.

Создание диаграммы Вставка диаграмм Вставка Иллюстрации Диаграмма. Диаграмма по умолчанию вставляется как встроенный объект, если нужно освободить его, то работают, как с обычной иллюстрацией. После нажатия кнопки Ок: В документе появится заготовка будущей диаграммы; На инструментальной ленте появятся три новые вкладки: Конструктор, Макет, Формат Запустится MS Excel, где находится таблица-заготовка для диаграммы.

Контекстная вкладка Конструктор Группа Тип. Можно изменить тип диаграммы после ее создания. Можно записать готовую диаграмму в качестве шаблона и использовать ее в дальнейшем. Группа Данные. Можно загрузить данные из готового файла. Экспресс-макеты диаграмм. Зависят от выбранного типа диаграммы. Стили диаграмм. Выбор цвета и эффектов оформления диаграммы.

Контекстная вкладка Макет В контекстную вкладку Макет включены элементы ручной настройки элементов диаграммы: Названия; Названия осей; Легенды; Подписи данных; Таблицы данных; Осей; и т.д.

Контекстная вкладка Формат Контекстная вкладка Формат содержит различные спецэффекты для графического оформления диаграммы, положение в тексте, геометрические размеры.

Структурные диаграммы Структурные диаграммы представляют отношения между объектами, выражают их соподчиненность и демонстрируют связи между ними. Структурные диаграммы конструируют интерактивно из отдельных элементов. Вставляются с помощью команды ВставкаИллюстрацииРисунок SmartArt

Виды структурных диаграмм Word позволяет создать до 80 видов диаграмм семи типов: список, процесс, цикл, иерархия, связи, матрица и пирамида. Список. Его элементы однородны и действуют на одном уровне, не нуждаются в упорядочении.

Виды структурных диаграмм Процесс. Этот тип диаграмм удобен для демонстрации многостадийных процессов и явлений, развивающихся во времени. Диаграммы процессов можно использовать не только для процессов, но и для упорядоченных списков, в которых у каждого элемента свое определенное место.

Виды структурных диаграмм Цикл. Циклические диаграммы предназначены для демонстрации процессов, имеющих периодичность. Такие процессы довольно часто встречаются в природе и технике: смена времен года, круговорот воды в природе и т.д.

Виды структурных диаграмм Иерархия. Самый распространенный тип структурных диаграмм. С помощью иерархических структур удобно представлять: Организационные структуры подразделений; Взаимосвязи между элементами сложных систем; Разветвленные процессы, например вычислительные; Алгоритмы компьютерных программ; Структуру веб-сайтов и т.д.

Виды структурных диаграмм Связи. Основное назначение – иллюстративное. Демонстрирует связи, которые возникают между элементами.

Виды структурных диаграмм Матрица и пирамида. Это разновидность диаграмм связи. Как и матрица, так и пирамида – это контейнерные объекты, состоящие из элементов, между которыми могут существовать связи и отношения. Матрицу применяют, когда элементы, образующие композицию, имеют равную значимость, а пирамиды – когда между элементами имеется соподчиненность.

Операции со структурной диаграммой Для выделения диаграммы нужно использовать рамку и маркеры, расположенные по углам. Когда указатель примет вид четырехнаправленной стрелки с диаграммой можно оперировать как с единым целым. Угловые и сторонние маркеры служат для изменения размеров диаграммы. С левой стороны находится маркер текстовой области он открывает дополнительную панель, предназначенную для работы с текстом диаграммы

Стилевое форматирование В программе Word существует два подхода к форматированию: технология прямого форматирования документов; технология стилевого форматирования. Основное назначение стилей – повышение эффективности работы. Стиль форматирования объекта – это совокупность параметров форматирования данного объекта, имеющая собственное имя.

Объекты стилевого форматирования Символы; Абзацы; Списки; Таблицы. Каждый следующий вид стилевого оформления включает в себя все параметры предшествующих видов, т.е. стили абзацев включают в себя все параметры символьных стилей, плюс некоторые параметры, присущие только абзацам и т.д. Cтили различаются по именам, которые даются его создателем. Стили можно создавать, используя уже отформатированный нужным образом текст, можно импортировать стили из любого документа с помощью инспектора стилей.

Средство работы со стилями

Панель стилей Панель стилей – наиболее универсальное средство для работы со стилями. Она позволяет сделать со стилями все, что предусмотрено программой.

Операции со стилями При наведении указателя на элемент списка происходят два события: На правом краю элемента управления устанавливается раскрывающая кнопка Открывается всплывающая панель со свойствами данного стиля

Меню управления стилем Кнопка на правом краю элемента списка, которая появляется при наведении на него указателя мыши, открывает меню управления стилем.

Правка стилей

Оптимизация стилей В документе не должно быть избыточного форматирования. Мало используемые стили следует заменить, а неиспользуемые – удалить.

Служебный аппарат документов Вкладка вставка: Перекрестные ссылки; Закладки; Гиперссылки; Вкладка ссылки: Сноски; Указатели; Оглавление; Список иллюстраций; Список литературы.

Перекрестные ссылки Перекрестная ссылка – это внедренный в документ указатель на фрагмент текста документа или встроенный в него объект. Чаще всего ссылка указывает на заголовок, сноску, рисунок или иной объект текущего документа. Этот объект предварительно должен быть отмечен специальным образом Перекрестная ссылка состоит из двух частей: Статическая часть – обычный текст, обычно это общепринятые сокращения: см. или см. рис. Динамическая часть – указатель, содержащий сведения об объекте, на который указывает ссылка. В момент создания перекрестной ссылки этот объект уже должен существовать.

Создание перекрестной ссылки СсылкиНазвание Перекрестная ссылка Если документ электронный ссылку можно вставить как гиперссылку. Удаляется как любой текстовый элемент.

Закладки Закладки – это электронная метка, маркер. Функции закладки: Облегчают навигацию по документу и позволяют возвращаться к помеченному объекту. Якорь для создания перекрестной ссылки или для точной привязки гиперссылки к конкретному месту в документе. Функции меток для выполнения различных служебных операций с документами, например индексации. Каждая закладка представляется именем. В пределах документа оно должно быть уникально. Создание закладки: Выделить объект документа. Дать команду Вставка Связи Закладка. Появится окно Закладка.

Приемы перехода к закладке Главная Редактирование Найти. В открывшемся окне выбрать вкладку Перейти. Выбрать нужную закладку.

Гиперссылки Вставка Связи Гиперссылка По умолчанию гиперссылки в документе выделяются синим цветом и подчеркиванием. При наведении на гиперссылку указателя мыши рядом с ним появляется подсказка. С помощью контекстного меню можно изменить, выделить, открыть, копировать или удалить гиперссылку.

Сноски Сноски состоят из двух взаимосвязанных элементов: Знак сноски. Играет роль указателя. В качестве знака сноски используется цифровое или символьное обозначение, совпадающее по формату и значению в основном тексте и в области записи примечаний. Текст сноски. Сдержит сведения, ради которых создана сноска.

Типы сносок Различают два типа сносок: Обычные. Как правило содержат пояснения и комментарии. Текст сноски располагается в нижней части страницы и отделяется от основного текста документа горизонтальной чертой. Концевые. Содержат пояснения, комментарии, библиографические сведения. Текст концевой сноски располагается в конце документа или в конце раздела. Редактирование сносок осуществляется обычным образом. Для удаления сноски достаточно удалить из текста документа ее знак. Сноску можно копировать и перемещать, выделяя ее знак.

Предметный указатель Предметный (алфавитный) указатель – упорядоченный список терминов, ключевых слов и словосочетаний, содержащихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они встречаются. Средства для создания и обслуживания указателя расположены на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель.

Порядок формирования указателя 1 Этап. Отбор терминов, которые должны войти в указатель. Существует два способа маркировки терминов: ручная и автоматическая на основе файла-словаря. 2 Этап. Создание и встраивание Предметного указателя в документ.

Автоматическая маркировка элементов указателя Автоматическую маркировки проводят на основе файла словаря. Словарь содержит набор терминов, которые должны войти в предметный указатель. Термины в словаре представляются в виде таблицы из двух столбцов.

Создание предметного указателя Установить курсор в то место, куда надо вставить предметный указатель. Вкладка Ссылки группа Предметный указатель  кнопка Предметный указатель.

Оглавление Основные функции оглавления: Оглавление позволяет получить общее представление о содержании и структуре документа. Упрощает и ускоряет поиск составных частей документа: глав, параграфов, отдельных статей и других разделов Вставляется кнопкой Оглавление на вкладке Ссылки в группе Оглавление.

Создание оглавления Оформляют Оглавление с помощью форматирования стилями. Каждому стилю заголовков документа соответствует определенный тип оглавления, например стилю Заголовок 1 соответствует стиль Оглавление 1 и т.д. После изменения документа Оглавление нужно обновить. Обычно это делают с помощью контекстного меню или клавишей F9.

Структура подписи объектов Выделите рисунок СсылкиНазвания  Вставить название По умолчанию в качестве постоянного элемента названия предлагается три значения: Рисунок, Таблица и Формула. Можно создать свою.

Создание перечня рисунков и других объектов

Работа с первоисточниками Библиографическая карточка Библиографическое описание. Главный список. Текущий список.

Добавление нового источника

Колонтитулы Наличие или отсутствие колонтитула – это свойство печатной страницы. Задачи колонтитула: Оформительская Информационная В колонтитулах принято размещать: Номер печатной страницы Общее количество печатных страниц Название документа Название текущего раздела Сведения об авторе или предприятии Дата и время создания Имя файла и путь к нему Любые другие текстовые или графические данные

Основные принципы работы с колонтитулами Размещение колонтитула на странице рассматривается как операция вставки.

Контекстная вкладка для работы с колонтитулами

Разделы документа Раздел документа – это структурный элемент объектной модели программы. Пока документ состоит из одного раздела, свойства документа и раздела совпадают. Свойства раздела: Размер страницы и ее ориентация; Параметры настройки печатных полей; Количество колонок текста; Фон и рамка страницы; Наличие печатной подложки и ее параметры; Наличие колонтитулов, их содержание и оформление. Новые разделы создают вставкой специального кода, который называется «разрывом раздела»

Настройка параметров печатной страницы

Шаблоны Word Шаблон – документ особого типа, специально предназначенный для использования в качестве заготовки будущих документов. Шаблоны лежат в основе всех без исключения документов Word. В основе всех шаблонов лежит шаблон Новый документ, который хранится в файле Normal.dotm

Виды шаблонов

Месторасположение шаблонов папка приложения: С:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\; личная папка пользователя : C:\User\{Имя пользователя}\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны\; при подключении компьютера к сети в папке, созданной для хранения шаблонов рабочей группы.

Компоненты шаблона

Создание шаблонов на основе документа Открыть существующий документ и пересохранить его в формате шаблона;

Создание шаблона на основе шаблона

Создание форм Используя шаблон, можно быстро и без труда создать форму, которую можно отправить пользователям для заполнения. Этапы создания форм: настройка приложения Word для создания форм; открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма; добавление элементов управления содержимым в форму; установка или изменение параметров элементов управления содержимым; добавление в форму пояснительного текста; защита формы.

Добавление элементов управления Форматированный текст; Обычный текст; Рисунок; Поле со списком; Раскрывающийся список; Выбор даты; Коллекция стандартных экспресс-блоков; Элементы управления предыдущих версий Word.

Информационные поля Отображение динамических объектов в документе осуществляется с помощью особых объектов – информационных полей. Например поле даты: 07.10.2009 {DATE \@ “dd.MM.yyyy”} 2009 г. {DATE \@ “yyyy г.”} поле времени 11:23:04 {TIME \@ “HH:mm:ss”}

Клавиатурные команды для работы с информационными полями

Документы слияния Слияние – это метод подготовки персонализированных почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку данных, специфичных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей. Основной документ содержит обычный текст в своей постоянной части и коды информационных полей в переменной части. Источник данных содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа. Документ слияния. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.

Вкладка Рассылки

Источник данных Специально подготовленные документы Word; Обычные текстовые документы в формате txt, выполненные в любом текстовом редакторе; Веб-документы, имеющие табличную структуру; Таблицы или запросы MS Access; Таблицы или запросы большинства прочих СУБД; Электронные таблицы MS Excel; Документы, подготовленные в специальном программном средстве, входящем в пакет MS Office и интегрированном с MS Word.

Правка структуры источника данных

Вставка полей слияния в основной документ

Вставка информационных полей