Возможности Word, о которых вы, возможно, не знали презентация

Возможности Word, о которых вы, возможно, не знали

Структура презентации Форматирование документа. Возможности редактирования. Создание структуры документа. Работа с таблицами. Работа с рисунками. Работа с колонтитулами. Оформление ссылок. Рецензирование. Работа с макросами. Создание шаблонов.

Форматирование документа

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Отступ красной строки с помощью пробелов Почему так делать нельзя Трудоемко – данное действие придется повторять для каждого абзаца; для увеличения отступа или его удаления придется вручную переработать весь документ Как делать нужно Вкладка Главная => Абзац Горизонтальная линейка Применение соответствующего стиля (см. раздел «Применение стилей»)

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Выравнивание одной части строки по правому краю, другого по левому с помощью пробелов Почему так делать нельзя При изменении размера шрифта, бумаги, ширины полей страницы, смене принтера и т.д. такая строка может отличаться от первоначального вида Как делать нужно Воспользоваться таблицей без прорисовки границ

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Набор текста в разрядку с помощью пробелов Почему так делать нельзя Трудоемко при наборе Слово перестает быть словом, превращаясь в отдельные буквы Часть такого слова может быть перенесена на другую строку без учета правил переноса Разбор слова на буквы не позволяет Word проверить это слово на орфографию Как делать нужно С помощью разреженного интервала

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Интервал между абзацами (или между строками) с помощью Enter Почему так делать нельзя Если в процессе форматирования абзацы оказываются на разных страницах, лишний «пустой» абзац нужно будет убирать вручную, при этом после каждого форматирования нужно просматривать весь текст на предмет таких лишних пустых абзацев в начале страницы Как делать нужно С помощью интервалов перед и после абзацев

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Перенос текста на новую страницу с помощью Enter Почему так делать нельзя Если дополнить вышестоящий текст несколькими строками, то количество «пустых» абзацев нужно будет корректировать Как делать нужно С помощью Ctrl + Enter Вкладка Главная => Абзац С помощью разрывов

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Игнорирование нумерованных и маркированных списков Почему так делать нельзя При выравнивании текста по ширине между номером/маркером и текстом на разных строках будут разные интервалы При удалении/добавлении позиций в начале/середине нумерованного списка придется изменять номера вручную Как делать нужно Вкладка Главная => Абзац => Нумерованный список Вкладка Главная => Абзац => Маркированный список

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Перенос отдельных частей сокращений на другую строку или образование больших интервалов между частями сокращений при выравнивании текста по ширине Почему так делать нельзя Плохо читаемо, визуально не красиво. Как делать нужно Через неразрывный пробел, с помощью Ctrl + Shift + Space (Пробел)

Основные ошибки форматирования Описание ошибки Не различение дефиса и тире. Установление дефиса между словами и тире внутри слова Почему так делать нельзя Это безграмотно! Дефис – знак орфографический (как буква). Пишется внутри слова, короткий и без пробелов (когда-то, интернет-магазин). Также выглядит знак переноса. Тире – знак пунктуационный (как точка, запятая и т.д.). Пишется с пробелами. Бывает двух видов: короткое (–) и длинное (—). Как делать нужно Дефис – знак «минус» на основной клавиатуре или на числовой клавиатуре («серый минус») без выделения пробелами Тире короткое – Ctrl + Серый минус или Alt + 0150 (на числовой клавиатуре). Дефис обрамленные пробелами автоматически меняется на короткое тире! Тире длинное – Ctrl + Alt + Серый минус или Alt + 0151 (на числовой клавиатуре)

Применение стилей Что такое стиль? Стиль  – полное описание элементов форматирования абзаца в тексте. Зачем нужны стили? Стили служат для единообразного оформления документа. Применение стилей позволяет не задавать форматирование каждый раз для каждого «куска» текста в документе, можно создать стиль один раз и применять его. Применение стилей позволяет легко изменить форматирование во всем тексте, изменив параметры стиля С помощью стилей задается структура документа, облегчающая навигацию и позволяющая быстро создавать обновляемое оглавление. Для более комфортной и быстрой работы с большими документами можно создавать собственные стили!

Применение и настройка стандартных стилей Из стандартных стилей наибольший интерес могут представлять стиль «Обычный» (для основного текста) и стили заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. (для заголовков различных уровней). По умолчанию стиль «Обычный» имеет следующие параметры форматирования:

Создание пользовательских стилей Пользовательские стили можно создавать для всех основных элементов, используемых в документе, например: Нумерованный список Маркированный список Рисунки Названия рисунков и таблиц Текст в таблицах и т.д. Рассмотрим создания стиля «Маркированный список» в соответствие с корпоративными требованиями оформления документов

Создание обновляемого оглавления Документ, созданный с применением заголовков различного уровня, позволяет автоматически создать обновляемое оглавление.

Возможности редактирования

Как распознать некорректно составленный документ Что делать, если приходится работать с документом, который составлен с ошибками, рассмотренными в разделе «Форматирование документа»? Как распознать, что документ составлен некорректно?

Как отформатировать некорректно составленный документ Удаление лишних пробелов

Навигация через оглавление документа

Поиск по документу

Специальная вставка Скопируйте текст, который необходимо вставить и нажмите Ctrl + Alt + V или выберите вкладка Главная => Вставить => Специальная вставка

Вставка отдельных глав через режим Структуры

Создание структуры документа

Структурирование документа Что такое структура документа? Структура документа – разбитие текста документа на уровни (например: главы, параграфы, разделы, подразделы, статьи). Зачем нужно структурировать текст? Возможность создания обновляемого оглавления документа (см. раздел «Создание обновляемого оглавления»). Возможность быстрой навигации по тексту (см. раздел «Навигация через оглавление документа»). Как создать структурированный текст? С использованием стилей заголовков соответствующего уровня (см. раздел «Создание и использование стандартных стилей») Структурирование через режим структуры

Режим структуры документа В MS Word существует 10 уровней текста – 9 уровней структуры и уровень основного текста. С каждым из этих уровней связан определенный стиль. Например, стиль «Заголовок 1» соответствует уровню 1 в структуре документа, «Заголовок 2» – уровню 2 и т.д. Уровню основного текста соответствует стиль «Обычный».

Советы по режиму структуры

Работа с таблицами

Повторение заголовков таблицы на последующих страницах При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждой странице.

Управление разбиением таблицы При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части. Если разрыв страницы оказался в длинной строке, часть этой строки по умолчанию переносится на следующую страницу. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.

Перенос шапки таблицы с конца страницы на следующую страницу Если начало таблицы попадает на конец страницы, и в конце страницы остается только шапка таблицы, необходимо переносить шапку таблицы на следующую страницу.

Работа с рисунками

Создание снимка экрана и обрезка рисунка Создание снимка экрана позволяет сделать скриншот любой части экрана. Эта функция полезна при составлении инструкций и руководств.

Подписи к рисункам

Работа с колонтитулами

Использование колонтитулов Что такое колонтитулы? Колонтитулы – области, расположенные в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа. Зачем они нужны? В колонтитулы можно включать текст и изображения: Номера страниц Время Дату Эмблему компании Название документа Имя файла Фамилию автора и т.д.

Создание колонтитула

Оформление ссылок

Роль ссылок в больших документах Основные типы ссылок, упрощающих работу с большим документом Оглавления Названия Перекрестные ссылки Гиперссылки Закладки Зачем они нужны? Оглавления – см. раздел «Создание обновляемого оглавления» Название – позволяет создавать обновляемые нумерованные подписи таблиц, рисунков, графиков и т.д. Перекрестные ссылки – позволяют создавать обновляемые ссылки на названия Гиперссылки – позволяют быстро переходить к веб-страницам, другим файлам, частям текущего файла Закладки – в сочетании с гиперссылками позволяют переходить к определенной позиции в документе

Создание названий

Создание перекрестных ссылок

Вставка гиперссылки на файл или веб-страницу

Вставка гиперссылки на раздел текущего документа

Вставка гиперссылки на элемент текущего документа

Рецензирование

Возможности рецензирования Что такое рецензирование? Рецензирование – инструмент совместной работы над документами. Возможности рецензирования Примечания – используются для добавления комментариев к тексту Исправления – служат для внесения изменений в текст с возможностью отслеживать вносимые исправления, а также принять их или отклонить

Создание примечания

Внесение исправлений

Работа с макросами

Назначение макросов

Подготовка к записи макроса

Запись и применение макроса

Работа с шаблонами

Назначение шаблонов Что такое шаблон? Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Зачем он нужен? Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Создание шаблона

Спасибо за внимание!