Управленческие решения начальника отдела документационного обеспечения презентация

Управленческие решения начальника отдела документационного обеспечения

Начальник отдела несет ответственность за осуществление возло­женных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, свое­временное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан: -обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам; -обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять каче­ство оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа; -обеспечивать организацию контроля своевременного исполне­нием документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа; -обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; -осуществлять контроль организации документационного обе­спечения и методического руководства работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведом­ственных ему таможенных органах; -обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, ка­чества обработки документов, образующихся в деятельности та­моженного органа, для передачи на государственное хранение;

-принимать участие в разработке и внедрении новых техноло­гических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники); -разрабатывать нормативно-методические документы по веде­нию делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа; -осуществлять контроль деятельности архива таможенного органа; -участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа; -организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган;  

-принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудни­ков делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации; -планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа; -разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

Начальник отдела имеет право: • контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе; возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил; осуществлять проверки организации делопроизводства в струк­турных подразделениях таможенного органа и в подведомствен­ных таможенных органах; подписывать и визировать документы, связанные с деятельно­стью отдела; вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с докумен­тами в аппарате таможенного органа, подведомственных тамо­женных органах; давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела; требовать своевременного и качественного их выполнения; вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

В случае проведения межведомственного совещания копии прото­кола направляются в соответствующие федеральные органы исполни­тельной власти и организации, а также в заинтересованные структур­ные подразделения. Копии протоколов совещаний у руководителя (заместителя руково­дителя) ФТС России рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), а также другим руководителям структурных подразделений и должностным лицам. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе опе­ративного совещания у руководителя ФТС России, осуществляется Главным организационно-инспекторским управлением. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе со­вещания у заместителей руководителя ФТС России, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совеща­ния, или секретариатом заместителя руководителя ФТС России.