Организация работы с документами презентация

Организация работы с документами

Организация работы с документами организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: - от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - от связей с внешними организациями.

Основные типы документов: входящие (документы, поступившие из внешних организаций); исходящие (документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации); внутренние (документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.

Основные принципы работы с документами единый порядок составления и оформления документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); умелое сочетание документного управления с бездокументным.

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: инструкция по делопроизводству предприятия образцы правильно оформленных документов (на ПК) номенклатура дел предприятия должностные инструкции работников техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами

Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: методическое руководство со стороны служб делопроизводства информирование руководства о состоянии работы с документами назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Маршрут исходящего документа

СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях): регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.

Маршрут внутреннего документа

Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов)

Эффективность Экономится бумага. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

Конец!