Анализ эффективности систем документационного обеспечения управления и деятельности организаций (детский сад №86 города презентация

Анализ эффективности систем документационного обеспечения управления и деятельности организаций Куликов Е. А. МФТИ, 092 группа 2015 год

Цели работы Проанализировать организацию документооборота в организации Оптимизация системы документационного обеспечения управления организации Разработка стратегии внедрения современных информационных технологий

Задачи Анализ состава документов и документооборота Анализ структуры документационных потоков Анализ факторов затормаживающих процесс документооборота

Объекты исследования Документы относящиеся к воспитанникам детского сада Детский сад (д/с) №86 города Сыктывкара

Состав основных документов Личное дело ребенка Медицинская карта ребенка Табель посещаемости

Путь документа от создания до ухода (личное дело) Условия принятие в д/с Направление на ребенка из Управления дошкольного образования Регистрация у директора в журнале «Регистрация воспитанников при приеме в детский сад» Договор о дошкольном образовании Создание документа после оформления договора Заполнение данных о воспитаннике и его родителях При уходе воспитанника из д/с личное сдается в архив д/с и хранится 75 лет

Состав документа (личное дело) Данные о ребенке (ФИО, дата рождения, адрес, братья и сестры) Данные о родителях (ФИО, место работы, должность, контактные телефоны)

Путь документа от создания до ухода (медицинская карта) Создание документа (после заключения договора о дошкольном образовании) Заполнение первичных данных о ребенке и родителях Внесение периодических данных (прививки, болезни, осмотры врачей) При уходе из д/с карта передается в следующий д/с или школу

Состав документа (медицинская карта) Эпикриз при заполнении карты перед поступлением ребенка в д/с Согласие на обработку персональных данных ребенка Патронажных лист Перенесенные заболевания Антропометрия Прививки Осмотры врачей

Путь документа от создания до ухода (табель посещаемости) Создание воспитателем табеля посещаемости в каждой группе д/с (ежемесячно) Создание медицинской сестрой табеля посещаемости в каждой группе д/с (ежедневно) Заполнение посещаемости детей (ежедневно) Сдача табеля медицинской сестрой кладовщику на кухне (ежедневно) Сдача табеля медицинской сестрой директору д/с (ежедневно) Сдача табеля воспитателем в бухгалтерию для расчета оплаты за посещаемость (ежемесячно)

Объем документов 310 детей 12 групп (4 ясельных 8 дошкольных)

Вариант оптимизации учета посещаемости Создание единой базы детей д/с в электронном виде Ежедневный учет посещаемости детей воспитателем в группе в программе на компьютере Автоматическая генерация ежедневных отчетов о посещаемости для директора д/с Автоматическая генерация ежедневных отчетов о посещаемости для кладовщика на кухне Автоматическая генерация ежемесячных отчетов о посещаемости для бухгалтерии

Стратегия внедрения ИС Ознакомиться с существующими вариантами ИС, позволяющих вести учет посещаемости детей Выбрать наиболее подходящую ИС Обучить сотрудников пользоваться ИС Установка и использование в тестовом режиме ИС в организации Полный переход на ИС для учета посещаемости

Источники информации для подготовки Учебно-методическое пособие по подготовке и проведению практических (семинарских) занятий в рамках курса «Управление корпорациями и КИС» Автор: ктн Захарушкин В.Ф. Устав д/с Консультация делопроизводителя д/с

Спасибо за внимание. Ваши вопросы?